採用ノウハウ 2021.06.03 2022.10.17

企業側のインターンシップ受け入れ準備！インターンの目的、注意点、リスク管理

インターンシップを実施する際、あらかじめ準備しておかなければならないことがいくつかあります。仮に準備不足のままインターンシップを実施してしまうと、円滑に進められなかったり、インターンシップの目的を達成できなかったりする恐れがあります。また、無駄な時間が発生して学生の満足を下げてしまう恐れもあるので、有意義なインターンシップを実施できるよう準備は徹底して行うことが大切です。

そこで今回は、インターンシップを開催する目的をはじめ、準備するものや注意点などについてご紹介します。初めてインターンシップを開催する企業は、ぜひご参考ください。

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インターンシップを開催する目的とは？

インターンシップを導入する目的は、大きく3つあります。

1つ目は「優秀な人材と早めに接点を持つこと」です。インターンシップは多くの学生が就職活動が本格化する前の業界研究の一環として利用しているため、実施すれば早い段階で学生と接点を持つことができます。とくに認知度が低い企業の場合は、インターンシップが「学生に自社を認知してもらう絶好の機会」となります。質の高いインターンシップを通じて学生の満足度を高めることができれば、もともと選考参加意欲がなかった学生も自社に興味を持ってくれるかもしれません。

2つ目は「ミスマッチを防ぐこと」です。企業としては、せっかく採用した社員が入社後に「社風が合わずなじめない」「入社前に想像していた業務とギャップがある」となってしまうケースを極力避けたいもの。そこで役立つのがインターンシップであり、入社前に経営理念や方針、業務内容、社員の様子を理解・把握してもらうことで、学生自身に自分と企業の相性を見極めてもらえます。これにより、入社後にミスマッチが起こるリスクを軽減しやすくなります。

3つ目は「早期育成」です。とくに長期インターンシップや内定者向けインターンシップでは、学生に実際の業務を任せることもあります。こうした場合のインターンシップは、考え方によっては「入社前の育成期間」にもなるため、参加した学生が入社すれば即戦力としての活躍が期待できます。

インターンの分類

インターンシップは「期間」「内容」「報酬」によって、さまざまな種類に分類できます。

期間別インターンシップ

インターンシップの期間は、主に「短期」「中期」「長期」の3つに分けられます。

短期のインターンシップの代表例は、「1dayインターンシップ」です。多くの場合、就職活動中の特定の学年を対象とします。

短い期間で業界理解・会社理解を深めることを目的に、プログラムとしては「セミナーや会社説明会」「社員との座談会」「ワークショップ・グループワーク」などを中心としたものや、それぞれを組み合わせるものが基本になります。

中期のインターンシップも、就職活動中の学生を対象に実施されることがほとんどですが、企業によっては学年を問わず幅広い参加者を募ることもあります。

実施期間は、「2～5日程度」「2週間」「1ヶ月」と企業によってさまざまです。1dayインターンシップとは異なり、学生が数日〜1ヶ月ほど継続して参加するため、新規事業の発案や商品開発の施策考案など実践的なプログラム内容を取り入れ会社業務や社風への深い理解を促すことができます。

長期のインターンシップは、基本的に「1〜3年生（前期まで）」や「就職活動後の4年生」の学生を対象に、とくにベンチャー企業で多く実施されます。

上述した2つのタイプよりも実施期間が長いため、時間をかけて育成し実際の業務に従事してもらうものが大半です。このようなインターンシップにおいては、学生に対して知識や経験を届けるだけでなく、給与も支払う必要が出てきます。そのためコストはかかってしまうものの、実際の業務に従事し会社に貢献してもらえるほか、もし入社すれば即戦力としての活躍が期待できます。

なお、インターンシップの参加形態は、誰でも気軽に参加できる「自由参加型」、エントリーシートやWebテストに通過した方だけが参加できる「選考型」、早い者順の「先着型」の3つに分類されます。一般的に短期インターンシップは複数回開催しやすいため、参加人数を重視した「自由参加型」や「先着型」が多数を占めます。一方、中期の場合は開催できる回数が限られるため、「選考型」を取り入れて参加者を絞る場合もあります。長期インターンシップの場合は実際の業務に従事してもらうという特性上、ほとんどの場合で選考を行います。インターンシップのキャパシティや実施目的に合わせて、参加形態を変えるのがおすすめです。

内容別インターンシップ

インターンシップの内容は、主に「会社説明会・セミナー型」「プロジェクト型」「就業型」の3つに分けられます。

会社説明会・セミナー型は、手軽に実施でき参加者が多くても開催しやすいため、多くの方に自社を認知してもらえるという特徴があります。ただし、企業→学生の一方的な内容になりやすいため、学生の意欲や適性まで判断するのは困難です。また内容が会社説明に終始してしまうと、学生が本来のインターンシップの目的である就業体験を期待していた場合に、期待外れだと捉えられる可能性もあります。

プロジェクト型は、商品開発や新事業の提案など実践的なコンテンを学生に提供する形式です。企業が出す課題に取り組むという前提があるため、インターンシップを通して学生の発言力や伝える力、インプット・アウトプット力などを確認できます。プロジェクトの支援役として社員を参加させると、学生は社員への質問をしたり社員から成果物に対するフィードバックをもらうことができるため、業務理解もより深まりやすくなります。

就業型は、自社に学生が一定期間属し、実際の業務を通して学び・体験を積む形式です。学生ではあるものの一社員のように現場で業務に従事するため、学生の意欲や適性、能力を総合的に判断しやすくなります。ただし、就業型のインターンシップを行う際は現場社員による受け入れ・育成が不可欠ですので、人事担当者のほか各部署の担当者を巻き込んで入念な準備をしましょう。

報酬別インターンシップ

インターンシップの報酬は、「無給」と「有給」の2つに分けられます。

無給の場合は、インターンシップを「学生の教育」「企業紹介」「研修」といった意味合いで実施することがほとんどです。そのため「会社説明会・セミナー型」「プロジェクト型」に関しては、無給であることが多くなっています。企業によっては交通費・宿泊費など参加必要経費のみ支給することもあります。

有給の場合は、インターンシップ内で学生を労働者として受け入れることが多いようです。とくに「就業型」は長期間であるうえに、学生に実際の業務の一部を任せることから有給となるケースがほとんどです。

インターンシップの具体的な種類については以下の記事でも詳しくご紹介しているので、ぜひこちらもご覧ください。

インターンシップ受け入れ体制の準備

インターンシップ受け入れ体制の準備には、以下の4つがあげられます。

プログラム詳細とタイムライン

インターンシップで学生を受け入れる前に、プログラムの詳細を決めておく必要があります。具体的にどのようなプログラムをどのような流れで何分間行うか、どのタイミングで休憩をとるのか、どの社員がどのタイミングで参加するのかなどを決めておかないと、当時の混乱や準備不足につながります。短期・中期インターンシップであればできるだけ詳細にタイムラインを設計し、長期インターンシップであっても業務の導入になる最初の数日間のスケジュールは確定しましょう。

協力部署・社員の決定

特に実践的なインターンシップを実施する際は、あらかじめ協力部署や社員を決めて依頼する必要があります。協力してもらう社員には、インターンシップ中に学生をフォローすることが欠かせないため、インターンシップ期間中に業務を外れて学生フォローに注力できるよう調整をするのが堅実です。インターンシップの内容や現場社員の忙しさによっては、複数の部署・社員に協力を仰ぎ、受け入れ体制を整えるようにしましょう。

連絡手段の決定

インターンシップのリマインドや事前準備の連絡、当日トラブル時の緊急連絡などに備え、学生との連絡方法は確認が必要です。学生と企業で直接連絡できる場合は問題ありませんが、エージェントを通していると連絡が取れないこともあります。また、それぞれ別のナビサイト・スカウトサイトに学生が登録されている場合も、スムーズに情報共有ができなくなる可能性があります。メールや電話、SNSなど都合のよい連絡手段を決め、学生に伝えておくようにしましょう。事前に学生の情報を1つの採用管理システムに登録しておくと、連絡の抜け漏れもなくもなく非常に便利です。

環境整備

インターンシップの内容が具体的に決まっていない場合でも、環境整備は前もって整えておく必要があります。特にリアルで開催する場合は、日程が決まった時点で会場の確保をしましょう。プログラム内容が決まったら、細かな備品も洗い出しをしましょう。筆記用具や音響映像機器などの他にも、長時間のワークが想定される場合はお菓子や飲み物が準備できると理想的です。また、長期のインターンシップの場合はパソコンや業務システムのアカウントの準備も必要になるので、環境整備は早めに整えておくようにしましょう。

アンケ―ト内容の決定

インターンシップでは、積極的にアンケートを実施し定性的・定量的に内容を評価することで、次回の採用活動に活かすことが重要となります。参加した学生の生の声を聞くことによって、満足度向上に繋がっている箇所や、反対に下げてしまうネックになっている箇所を把握することができ、インターンシップのPDCAを回しやすくなります。

インターンシップ開催に必要な書類

インターンシップを開催するにあたり、契約書や誓約書を準備することをお勧めします。また有償の場合は雇用契約書の準備が必要です。

契約書には、「プログラム内容」「期間や待遇」「携わる可能性がある業務」などを中心に記載します。法的に必須の書類ではなく、記載しなければならない内容に決まりはありませんが、リスクやトラブルを回避するためにも諸事項を書面に残しておくようにしましょう。

誓約書には、情報漏洩に関する内容を記載します。仮に、学生が企業の機密事項や個人情報を漏洩させてしまった場合、企業の信用問題に関わってきます。最悪な場合は企業生命を脅かしてしまう事態に陥ってしまうこともあるため、誓約書は必ず取り交わすようにしましょう。

有給のインターンシップを行う場合は、雇用契約書が必要です。「アルバイト契約」「業務委託契約」など、インターンシップの内容に応じて発行しましょう。

インターンシップ実施中の注意点

インターンシップの最中に注意しなければならないことには、主に以下の3つがあります。

まず、事前説明をしっかり行うことです。期間や内容を問わず、インターンシップでは学生に開催背景を知ってもらう必要があります。そのため、すぐにワークや職場体験に移るのではなく、最初に企業の説明や業界の概要を説明するようにしましょう。また、インターンシップを成功させるには最初の掴みが肝心になるので、学生が充実した時間を過ごせるよう最初にインターンシップの目的やゴールを共有することが大切です。

このほか、社員と学生間での積極的なコミュニケーションも必要不可欠といえます。学生が社員と交流する中で会社の雰囲気や働き方を理解できるようにすることで、学生の満足度も高まります。またプロジェクト型で課題に取り組んでもらう場合、社員からの適切な指導や率直なフィードバックが、場を活性化させ学生の成長を促します。現場の社員にも協力を仰ぎ、積極的に学生とコミュニケーションを取るようにしましょう。

インターンシップを実施するうえでとくに注意したいのがパワハラ・セクハラです。その気がまったくなくても、些細な言動がパワハラ・セクハラになってしまうこともあります。万が一、学生がパワハラ・セクハラを受けたと感じ、それをSNSで拡散すると、会社の信用問題に影響が脅かされる恐れも。トラブルを未然に防ぐためにも、どのようなことがパワハラ・セクハラになってしまうのか、企業全体で確認しておくようにしましょう。

まとめ

インターンシップには、「優秀な人材との早期接触」「ミスマッチを防ぐ」「早期育成」といった目的があります。そのため、インターンシップを導入する企業は多いものの、受け入れ体制が不十分だと、かえって学生が企業にマイナスの印象を抱いてしまうこともあります。優秀な人材を確保するためにも、今回ご紹介した準備や注意点を参考に、インターンシップを実施するようにしましょう。