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採用改善の第一歩!前年度採用実績を活用する方法と戦略立案のポイント

採用担当者は、毎年の採用活動において様々な課題に直面します。その中でも特に重要なのが「前年度採用実績」の把握と活用です。しかし、実際にはどのように分析すればよいのか、改善策は何か、どのように戦略を立てればよいのか、と悩むことも多いでしょう。

本記事では、採用プロセスの見直しや広報戦略の立案など、前年度採用実績を活用するための具体的な方法を解説します。採用初心者でも分かりやすく、実践的な内容となっています。

前年度採用実績の分析から改善策の策定、さらには戦略の立案まで、ぜひ採用活動の改善に役立ててみてください。

1.「前年度採用実績」の基本情報

ここではまず、「前年度採用実績」の概要と基礎知識を覚えておきましょう。

1-1. 前年度採用実績とは

採用活動における前年度採用実績とは、前年度に採用した新卒者や中途者の数や属性、採用方法や選考フェーズなどのデータを指します。前年度採用実績を分析することで、自社の採用課題や強み・弱みを把握し、次年度の採用計画に活かすことができます。

例えば、前年度の採用予定数に対して現在採用が確定している割合(採用充足率)やインターンシップ実施率などは、自社の人材獲得力を測る指標となります。また、応募者の居住地分布やインターンシップのWEB化への考え方などは、自社の魅力や競争力を評価する要素となるのです。

1-2. 前年度採用実績が重要な理由

前年度採用実績は、採用担当者にとって非常に重要な情報です。前年度の採用実績を把握することで、自社の採用課題や強み・弱みを把握し、次年度の採用計画に活かすことができます。

例えば、次のようなものが挙げられます。

  • 採用課題の洗い出し
  • 採用プロセスの改善
  • 採用手法や採用広報の改善
  • 採用計画の策定
  • 報告先への情報提供

また、前年度の採用実績を分析することで、自社の人材獲得力や競争力を測ることができます。さらに、採用コストや効果、適正な人材確保などに関する改善点や施策を見つけ出すことができます。

つまり、前年度採用実績は、現在の採用課題を明確にし、採用プロセスや手法の改善、採用計画の策定など、今後の採用活動を行う上で必要な情報を提供してくれるのです。

1-3. 前年度採用実績を把握することのメリット

前年度採用実績を把握することのメリットは多岐にわたりますが、以下に具体的なメリットを挙げてみましょう。

・採用課題の洗い出し

前年度採用実績を分析することで、採用課題を明確にすることができます。例えば、採用人数が不足している、採用プロセスに問題がある、応募者数が少ないなど、様々な課題が浮かび上がることでしょう。

・採用プロセスの改善

前年度採用実績を分析することで、採用プロセスの改善点を見つけることができます。例えば、面接の回数が多すぎる、面接官の評価基準が明確でない、面接のスケジュールが遅れているなど、改善点を見つけることでプロセスの改善ができます。

・採用手法や採用広報の改善

前年度採用実績を分析することで、採用手法や採用広報の改善点を見つけることができます。例えば、求人媒体の選定が間違っていた、求人媒体の掲載期間が短かすぎた、募集要項の表現がわかりにくかったなど、改善点を見つけることで手法や広報の改善ができます。

・採用計画の策定

前年度採用実績を分析することで、今後の採用計画を策定することができます。例えば、採用人数や募集期間、求人媒体の選定など、具体的な計画を立てることができます。

・報告先への情報提供

前年度採用実績は、報告先への情報提供にも利用できます。具体的には、採用課題や改善点、今後の採用計画などを報告することができます。報告先とのコミュニケーションをスムーズに進めることができるため、採用活動の円滑な進行につながります。

以上のように、前年度採用実績を把握することは、採用活動をより効果的に進めるために必要な情報を提供してくれます。採用担当者は、定期的に「前年度採用実績」を分析し、今後の採用活動に活かしていくことでよりよい採用活動を行うことができるのです。

2.前年度採用実績の分析方法

基本的に前年度採用実績を分析は、採用指標KPI(重要業績評価指標)を設定し、データを集計・分析することです。

ただし、前年度採用実績の分析には、以下のような順序を設けることで効率よく行うことができます。

2-1. 採用人数の分析方法

前年度の採用実績を分析するには、まずは採用人数を把握することが重要です。採用人数の分析方法としては、以下のような手順が挙げられます。

  1. 過去1年間の採用人数を集計する
  2. 集計した採用人数を職種や部署、採用方法などの観点から分類する
  3. 各分類ごとに採用人数の増減をグラフ化し、変化を把握する

このようにすることで、前年度の採用人数の傾向をつかむことができます。また、どの職種や部署で採用人数に差が出ているかも分かるので、採用計画の策定や採用手法の改善に役立てることができます。

2-2. 採用比率の分析方法

採用比率とは、応募者数に対して実際に採用された人数の割合のことです。前年度の採用比率を分析することで、以下のようなことが分かります。

  1. 応募者数が多くても採用率が低い職種や部署があるかどうか
  2. どの採用方法で採用率が高いか低いか
  3. 採用比率が低い職種や部署に共通する課題があるかどうか

これらの分析を行うことで、効果的な採用手法の選定や採用プロセスの改善につなげることができます。

2-3. 採用課題の洗い出し方法

採用人数や比率の分析が終わったら、次に前年度の採用課題を洗い出します。採用において問題があったり、課題があれば、それを改善することで、今後の採用活動に活かすことができるためです。

採用課題の洗い出し方法としては、以下のような手順があります。

  1. 採用プロセスの中で課題があった箇所を洗い出す
  2. 面接官や採用担当者、新入社員などからフィードバックを収集する
  3. 職種や部署ごとに課題を分類し、優先順位をつける

また、求人媒体の掲載期間や募集要項の表現など、広報面での課題も洗い出すことができます。これらの課題を洗い出し、改善点を見つけることで、今後の採用活動の改善につなげることができるでしょう。

以上のように、前年度採用実績を分析することで、採用課題や改善点を見つけることができます。採用担当者は、定期的に前年度採用実績を分析し、今後の採用活動に活かしていくことが重要です。

3.前年度採用実績の改善策

3-1. 採用プロセスの見直し

採用プロセスは、応募者にとっては企業との最初の接点となり、応募者の印象や志望度に大きく影響します。また、企業側にとっては適切な人材を採用するための大切なプロセスでもあるため、前年度の採用実績をもとに、採用プロセスを見直すことが求められます。

まずは、応募者にとって分かりやすく、スムーズに進められるようなプロセスを検討しましょう。過剰な書類提出や、面接回数が多すぎるなど、不必要なプロセスはないか見直します。また、適切な情報提供が必要な場合には、提供方法やタイミングを検討することも重要です。

さらに、採用担当者や面接官に適切なトレーニングを行い、面接の質や選考の公正性を高めることも大切です。採用プロセスの見直しは、企業と応募者の双方にとってメリットがあるため、積極的に取り組むようにしましょう。

3-2. 採用手法の改善

採用手法の改善には、採用に関する最新のトレンドや情報を把握することが大切です。

例えば、人材紹介会社や求人媒体を利用する場合には、それらが採用にどのような影響を与えるのかを把握する必要があります。また、採用に適したSNSや動画配信など、新しい採用手法にも積極的に取り組んでいくことが求められます。採用フェアやイベントへの参加など、オフラインの広報活動も有効です。前年度の広報活動の結果を踏まえ、より効果的な広報戦略を考えましょう。

3-3. 採用広報の改善

前年度採用実績を分析した結果、採用広報に課題があることが分かった場合は、採用広報の改善が必要です。具体的には、採用サイトの改善、求人情報の配信方法の見直し、求職者のニーズに合わせたコンテンツの充実などが挙げられます。また、採用ブログやSNSを活用した採用広報も有効です。

3-4. 採用担当者のスキルアップ

前年度の採用実績を振り返り、採用担当者自身のスキルアップも見直す必要があります。採用に必要な知識や技術、コミュニケーション能力など、採用担当者が必要とするスキルは多岐にわたります。採用担当者が自己研鑽を積んでスキルアップすることで、より質の高い採用活動が展開できるようになります。

また、採用担当者同士の情報共有や意見交換も大切です。定期的な研修や勉強会を開催することで、採用担当者のスキルアップを図りましょう。

以上が、前年度採用実績を振り返る際の「前年度採用実績」の基本情報、分析方法、改善策についての採用プロ目線の見出しとなります。採用活動を改善し、より優秀な人材を採用するためには、前年度の実績を適切に分析し、改善策を講じることが不可欠と言えるでしょう。

4.前年度採用実績の活用方法

前年度の採用実績は、新たな採用活動を開始する前に把握することが非常に重要です。これは、前年度の採用実績を正しく分析し、今後の採用活動の改善点や戦略を立てるためです。

ここでは、前年度採用実績を活用して採用活動を改善する方法について解説します。

4-1. 採用プロセスの改善

前年度の採用実績を振り返ることで、採用プロセスに改善点があるかどうかを把握することができます。例えば、応募者数が多いにも関わらず内定者が少ない場合、採用プロセスに課題がある可能性があります。そのような場合は、エントリーから内定までのプロセスを見直し、課題を解消するための改善策を検討する必要があります。

改善策としては、面接時の質問内容の見直しや選考ステップの削減、採用担当者の育成などが考えられます。ただし、改善策を実施する際には、改善前後のデータを比較することで効果を検証し、継続的な改善を行うことが重要です。

4-2. 採用計画の策定

前年度の採用実績を踏まえ、採用計画を策定することで、採用活動の方向性を明確にすることができます。具体的には、募集ポジションや応募資格、採用人数、採用期間などを決定し、採用活動を進めていくプランを作成していきます。

採用計画を策定する際には、前年度の採用実績や市場動向、企業のビジネス戦略などを考慮し、具体的かつ実現可能な目標を設定することが重要です。また、採用計画を策定した後も、進捗状況を把握しながら必要に応じて修正していきましょう。

4-3. 採用広報の戦略立案

採用広報の戦略は、採用計画の策定と同じくらい重要なポイントです。採用広報は、企業のブランディングを高め、魅力的なイメージを求職者に与えるのが目的です。

採用広報の戦略を策定する前に、まずは求職者がどのような情報を求めているのかを理解することが重要です。また、求職者がより関心を持つ情報を提供することで、企業の魅力を伝えることができます。

採用広報の戦略を立案するためには、以下のポイントを押さえておきましょう。

  • 求職者の心理を理解する
  • 求職者の興味を引く情報を提供する
  • SNSや求人サイトなど、媒体の特性に合わせた広報活動を行う
  • 企業の強みや魅力を伝えるストーリーを作成する

まず、求人媒体の選定が重要です。過去の実績から、どの媒体でどの程度の応募があったかを分析し、次年度はどの媒体で募集をかけるべきかを検討します。また、新たな媒体への掲載も検討し、幅広い層にアプローチするのもよいでしょう。

さらに、SNSを活用した広報戦略も有効です。過去の実績から、どのSNSが応募につながったかを分析し、次年度はどのSNSに注力するべきかを検討します。また、SNSを活用したオリジナルのコンテンツを作成し、注目を集めるのもポイントです。

4-4. 採用担当者の業務改善

前年度採用実績を分析し、改善策を立案した後は、採用担当者の業務改善を行いましょう。

例えば、業務改善には以下のような方法があります。

  • プロセスの自動化
  • 業務の見直し
  • 業務のスキルアップ

プロセスの自動化は、採用にかかる時間や手間を削減することができ、生産性を向上させることができます。自動化が困難な場合は、業務の見直しを行うことで、無駄な作業を省くことができます。また、業務のスキルアップを図ることで、より効率的かつ質の高い採用活動を行うことができます。

前年度の採用実績から、採用担当者の業務改善点を洗い出すことも重要です。

たとえば、過去の実績から、面接時に同じ質問を繰り返してしまったり、候補者との連絡に遅れが生じたりした場合は、改善点として挙げられます。また、採用担当者のスケジュール管理や、候補者との円滑なコミュニケーション方法の確立なども挙げられるでしょう。さらに、採用プロセスの改善点を反映した業務プロセスの見直しも必要になってきます。

以上のように、前年度の採用実績を分析し、次年度の採用計画に向けて改善を加え、より効率的かつ効果的な採用活動を実施することが重要なのです。

まとめ

前年度採用実績を振り返ることは、採用活動の改善や将来的な採用戦略の策定にとって非常に重要な役割を果たします。まずは、前年度採用実績を把握することで、その年の採用人数や採用比率などの基本情報を理解することができます。また、前年度採用実績を分析することで、採用プロセスや採用手法、広報戦略などの課題を洗い出し、改善策を考えることができます。

採用プロセスの改善や採用計画の策定、広報戦略の戦略立案、採用担当者の業務改善など、改善策には様々な手法があります。また、報告方法についても、報告内容や報告先、報告のタイミング、報告方法の選択など、慎重に検討する必要があります。

前年度採用実績を活用することで、採用活動を改善し、より効果的な採用戦略の策定につなげることができます。採用担当者は、前年度採用実績をしっかりと振り返り、改善策を考えることで、企業の人材採用における成果を上げることができるでしょう。

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この記事の著者

寛之大内