採用ノウハウ 2023.01.31 2022.12.12

書類選考で不採用にするケースとは？主なチェックポイントと通知の送り方

採用活動を成功させるには、書類選考時に自社が求める人材かどうかを見極める必要があります。しかし、書類のどこをチェックし、どのような場合に不採用とするべきなのかわからず、判断に困っている採用担当者の方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、書類選考の目的とともに、書類選考時のチェックポイントと不採用にするケースについて解説します。あわせて、応募者を不採用と判断した際に送付する「不採用通知」の内容や注意点もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

面接の必要性を見極める！書類選考の目的

新たに人材を採用する場合、本来なら応募者一人ひとりと話をして、自社が求める人材かどうかをじっくり見極めたいものです。しかし、実際にはそこまで時間をかけることができず、なかなか実現できないこともあります。書類選考の最大の目的は、書類選考を通して面接の必要性を見極めると同時に、面接する応募者の数を絞ることにあります。

とはいえ、昨今ではインターネット上に履歴書や職務経歴書の例文・テンプレートが多く掲載されているので、誰でも一定のクオリティで書類を作成できます。この点から、企業が書類選考だけで面談の必要性を見極めるのは極めて困難です。

そのため、書類選考で応募者を絞る場合は、自社専用の応募書類や応募フォームを使う、志望動機書を提出してもらうなど、工夫を凝らす必要があります。

書類選考時のチェックポイントと不採用にするケース

では、書類選考時には履歴書や職務経歴書のどこを重点的にチェックすればよいのでしょうか。また、それぞれのチェックポイントにおいて、どのようなケースに不採用とするのが一般的なのかを以下で詳しく解説します。

1.募集要件に該当しているか

まず確認したいのが、募集要件に該当しているかどうかです。具体的には、「募集要件に記載した資格を持っているか」「指定の経験を積んでいるか」「自社が求める知識・スキル（例：Excel・Wordが使える）を持っているか」などを確認します。

このチェックポイントで不採用とするケースは、提示している募集要件に該当していない場合です。求める人材ではないことを意味するため、仮に採用しても自社が期待する活躍は望めないでしょう。

2.最低限のビジネスマナーは備わっているか

最低限のビジネスマナーが備わっているかどうかも、書類選考時にチェックすべきポイントです。具体的には、「文章に誤字脱字がないか」「卒業年数を正しく記述できているか」などを確認します。

このチェックポイントで不採用とするケースは、誤字脱字が多かったり文章が破綻していたりする場合です。重要な書類に対する責任感がない人材である可能性が高いと判断できます。

3.読み手のことを考えた書き方か

書類選考の際は、読み手のことを考えた書き方かどうかもチェックしましょう。具体的には、「一文が長すぎないか」「読み手がすぐに理解できない表現を使っていないか」などを確認します。

このチェックポイントで不採用とするケースは、一文が長く読点を一切使っていなかったり、専門用語に対する補足・説明がない場合です。相手の立場になって物事を考えることができない人材である可能性が高いため、仮に採用しても満足な活躍は期待できないでしょう。

4.自分の言葉で綴られた志望動機か

前述のとおり、今やインターネット上に履歴書や職務経歴書の例文・テンプレートが多く掲載されています。そのため、書類選考時は自分の言葉で書かれているかどうかも確認することが大切です。とくに「志望動機」「自己PR」など自由に記述できる箇所は、念入りにチェックしましょう。

このチェックポイントで不採用とするケースは、インターネット上の例文・テンプレートを真似て志望動機や自己PRを作成している場合です。例文・テンプレートを参考にすることは禁じられていませんが、あまりにも似たような内容だと自社で働きたいという意思が弱い可能性があります。そのため、こうしたケースでは不採用とするのが一般的です。

5.転職理由・回数はどうなっているか

応募者が自社への転職を望んでいる場合は、前職の退職理由や在籍期間、転職回数もチェックすることが大切です。具体的には「退職理由に妥当性はあるか」などを確認します。

このチェックポイントで不採用とするケースは、退職理由に妥当性がない場合や、在籍期間が短すぎる、または転職を繰り返している場合です。採用してもすぐに離職される可能性があります。

とはいえ、複数回の転職がスキルアップにつながっていることもあるので、その点が気になる場合は面接に進めるのも一案です。

【補足】一律の判断基準を設けるのがおすすめ

そもそも、書類選考のみで自社が求める人材かどうかを判断するのは困難です。書類選考で確認できるのは経歴や知識・スキルなど、文字だけでわかる情報のみで、求める人材かどうかは直接会って話してみないとわからないこともあります。そのため、どのような判断基準で面接するか否かを決めればよいのかわからず、書類選考が不順になるケースも珍しくありません。

もし、こうした混乱を防ぎつつ書類選考だけで求める人材かどうかを判断したいのであれば、「この資格を持っていない場合は不採用」「文章が破綻していたら不採用」「転職を短期間のうちに◯回以上繰り返していたら不採用」などと一律の判断基準を設けるのがおすすめです。そうすることで、各採用担当者が同じ判断基準のもと面接するか否かを決めることができます。

書類選考の不採用通知の送り方と注意点

書類選考で不採用と判断した場合は、応募者に不採用通知を送付するのが一般的です。

不採用通知とは

不採用通知とは、書類選考や面接などの各段階で不採用になったことを応募者に知らせることです。通知する手段には、郵送やメール、電話などがあり、基本的にはどれを選んでも問題ありません。ただし、不採用通知をしつつ応募者から受け取った書類や作品集を返送したい場合は、郵送を選びましょう。

不採用通知の内容

基本的には、「自社を選び応募してくれたことへのお礼」「書類を送ってくれたこと、または面接会場まで足を運んでくれたことへのお礼」「選考結果」「応募者への配慮」の4つを記載します。

不採用になった理由については、応募者に伝える義務はないので記載する必要はありません。その上でもし応募者に理由を聞かれた場合は、「志向性に相違を感じた」「お持ちの経験・スキルが現時点では弊社が求めているものではなかった」などと伝えるようにしましょう。

不採用通知を送る際の注意点

不採用通知を送る際は、宛先・宛名に間違いがないか必ず確認しましょう。テンプレートを使っている場合はとくに注意が必要で、「◯◯様」と空欄のままになっているケースや、ほかの応募者の名前・住所になっているケースがあります。別人に送ってしまうと個人情報の漏洩をはじめとするトラブルにつながりかねないため、送付前に必ず宛先・宛名を確認することが大切です。

このほか、不採用通知は不採用とした応募者全員に送る必要があります。一部の応募者に不採用通知を送らなかった場合、応募者が他社の求人に応募するかどうか迷い、困惑させてしまいます。応募者の次の一歩を止めないためにも、不採用通知は全員に欠かさず送りましょう。

まとめ

書類選考は、求人への応募者が自社に合った人材かどうかを見極める、最初のステップです。判断に迷わないためには、あらかじめ履歴書や職務経歴書のどこをチェックし、どのようなケースに不採用とするかを知っておく必要があります。求める人材を確実に面接へと進めるためにも、今回ご紹介した内容をぜひ参考にしてみてください。