採用ノウハウ 2021.09.27 2022.12.19

激務な採用担当が忙しく辛い業務を改善し生産性を上げる方法

採用業務に追われ、「毎日残業している」「仕事をするのが辛い」という採用担当者の方も少なくないのではないでしょうか。もしかするとその要因は、今の業務体制や活用している採用手法にあるかもしれません。

そこで今回は、採用業務が激務になる要因や採用担当者が忙しくなる時期、激務を改善する方法などについてご紹介します。サービス残業を防ぐためにも、ぜひ参考にしてみてください。

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採用担当者の業務が激務になる要因

そもそも、なぜ採用業務が激務になるのでしょうか。まずはその要因を押さえておきましょう。

採用手法の多様化

第一に、採用手法の多様化が関係していると考えられます。なぜなら、昨今は売り手市場であることから、人材獲得競争の激化に拍車がかかっているためです。

知名度が高く人気の企業でない限り、ひとつの求人媒体で採用活動に取り組んでも思うような効果は得られません。そのため優秀な人材を確保するには、複数の就職・転職サイトに求人情報を掲載したり、各種SNSを活用したり、ダイレクトリクルーティングに取り組んだりと、さまざまな手法で多くの求職者とコンタクトを取る必要があるのです。

そうなれば、当然ながら採用担当者の業務は増える一方。採用手法が多様化したからといって、すぐに採用業務を担う人員を増やすことはできないので、結果として激務になってしまうのです。

業務時間を自分で決められない

業務に着手する時間を自分で決められない点も、激務になる要因のひとつです。

採用業務の中心となるのは求職者（採用候補者）であり、採用担当者ではありません。仮に、就業中でありながらも次の就職先を探している転職希望者とコンタクトを取っている場合、面接をしようにも日中に時間を確保してもらうのは困難なため、夜間に実施するスケジュールを立てざるを得ないことも。このほか、休日に企業説明会などのイベントを行う場合は、当然ながら参加・対応する必要があります。

このように、採用担当者の業務はすべて求職者（採用候補者）を主としているため、自分の都合でスケジュールを調整するのは困難であり、それが結果的に激務のきっかけとなってしまうのです。

採用担当者がSOSの声を上げづらい

採用担当者が激務になる要因には、ほかにもSOSの声を上げづらいという点があります。

基本的に、採用担当者が属している部署は人事部。その立場上、本来であれば会社全体の働き方をよい方向へ導かなければならないので、自分たちが激務・長時間労働で悩んでいることを言い出しづらい場合があるのです。また、いざ働き方の改善に取り組むにしても自分たちを後回しにし、ほかの部署から着手することも少なくありません。

この場合、当然ながら採用業務の多忙化を緩和するのは困難です。採用担当者自ら「この状況を打開しなければ」と積極的に動かないことには、いつまで経っても長時間労働が続いてしまいます。

人事・採用担当者が激務になりやすい時期

では、人事・採用担当者が忙しくなる時期は具体的にいつごろなのでしょうか？

新卒採用業務で激務になる時期

新卒採用業務に関しては、主に1〜3月ごろに忙しくなるといわれています。なぜなら、3月ごろに企業説明会や就活フェアなどのイベントを実施するケースが多いためです。会場を手配したり資料を準備したり、参加者を募るために広報活動を行ったりすることを踏まえると、1月ごろから採用業務が増えることは容易に予想できるのではないでしょうか。

また、選考活動解禁間近の4〜5月も多忙な状況が続くと考えられます。上述したイベントの実施にくわえて、面接・適性テストを行ったり内定出しをしたりと、採用に向けて本格的な業務が動き出すためです。

なお、新卒採用業務に関しては3学年分の対応が重なることも。具体的には、たとえば「今年度の内定者が入社するまでフォローまで行い、かつ来年度の学生に対してインターンや選考を実施し、さらに再来年度に向けた情報収集を行う」といった状況になる場合があるのです。

3学年分とまではいかなくても、2学年分を並行して進めている企業は少なくありません。混乱を招かないためにも採用管理システムなどを取り入れて、効率よく採用活動を行いましょう。

中途採用業務で激務になる時期

中途採用業務に関しては、主に3〜4月ごろに忙しくなるといわれています。これは、中途採用市場がもっとも活発になるのが1～2月であるためです。年度末（3月）で今の仕事に区切りをつけ、4月から新しい職場で働こうと考える人が積極的に動き始めるので、この状況に合わせて企業の中途採用業務も多忙化すると考えられます。

また上述のとおり、この時期は新卒採用業務も並行して行うことが多いため、その点を踏まえるとより長時間労働になりやすいかもしれません。

なお、中途採用業務には閑散期もあり、それは6〜8月といわれています。なぜなら、新卒入社の社員の研修がひと段落するほか、夏季休暇やお盆休みが重なり中途採用市場が落ち着くためです。

とはいえ、欠員補助や事業計画の遂行を担っている中途採用の特性上、いつ採用業務が発生してもおかしくありません。そのため、繁忙期・閑散期は企業によって異なります。

人事・採用担当者の体験談

採用担当者が多忙な理由や忙しくなる時期について前述しましたが、実際に現場の採用担当者がどのような状況におかれているのか、採用担当者1094名に実施した独自のアンケート調査「採用のホンネ」に寄せられた、採用担当者の自由回答を紹介します。

「リモートワークの導入が進み、採用もオンラインによるリモート作業に進まざるをえず、対面と異なった対応テクニックが求められるようになった。特に、対面で感じ取れた面接者の一瞬の所作、表情の変化等がリモートでは掴みにくく、人物像を正しく掴み得るかどうかにとても不安を感じている。」

「コロナ禍でなかなか対面での面接が難しいが、Zoomなどを用いたWeb面接だと応募者とのやり取りがスムーズに進まなかったり、本当に自社が求める人材かどうかの適性や応募者の人間性やコミュニケーション能力が分かりにくい。」

「コロナ禍を契機にオフィスでの仕事のあり方が見直された。さらに、上記の仕事の進め方の変革に切っても切れない仕事へのデジタル化ツールの浸透が著しくなった。さらに、取り扱う製品・商品もデジタルトランスフォーメーションを駆使することが求められている。」

コメントから、求職者への対応や面接方法を新たに模索しながら、業務フローそのものの変化にも対応しなければならない採用担当者の現状が読み取れます。普段の業務と同時並行で、時代の変化に合わせた対応が必要とされる人事業務において、採用担当者の業務負荷や心理的負荷が増えていると考えられます。

採用担当業務の多忙化を改善する方法

では、採用担当者が激務を改善するにはどうすればよいのでしょうか？

採用管理システム（ATS）を導入する

採用担当者が多忙になる要因には、上記で挙げた3つ以外に採用業務の煩雑化もあります。

求人情報や応募者情報を管理したり、応募者との面接日時を調整したりと、採用担当者が担う業務は数多く、応募者数が多いほど業務量もグッと増えます。そうなれば、長時間労働は避けられません。

そこで役立つのが、採用管理システム（ATS）です。一連の業務をひとつのシステム上で管理できるため、採用業務の煩雑化を防ぎやすくなります。

たとえば複数の応募経路を用意していたとしても、その後のやり取りや選考連絡を手分けして行う必要はなく、採用管理システム（ATS）で一元的に対応することができます。また、応募者の履歴書や評価などもシステム上で管理できるので、面接官への応募者情報の共有や面接官側の評価の取りまとめといった社内での情報共有も楽に行えます。

こうした点から、採用管理システム（ATS）を導入することは、採用担当者の激務の改善に大きく貢献するといえます。なお、採用管理システム（ATS）のメリットや選び方については、以下の記事で詳しくご紹介しています。ぜひあわせてご覧ください。

採用管理システムとは？メリットや選び方！SONAR ATSはどんな採用も見える化・自動化

業務を兼任せずに採用担当業務に集中する

採用業務の多忙化を改善するには、採用担当者が業務を兼任しないことも大切です。

仮に、採用業務のほか新人教育や人事評価、労務・総務まで担当していると、キャパオーバーになりかねません。また、それぞれの業務を効率よく遂行できず、中途半端なパフォーマンスになってしまう可能性もあります。そうなれば無駄な残業が増えて長時間労働に拍車がかかるほか、採用計画どおりに人材を確保するのは困難です。

そのため、採用担当者として複数の業務を抱えている場合は、なるべく採用業務にだけ集中できる体制に整えることが大切です。