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【テンプレートあり】不採用通知の作成・送付方法とそれぞれのポイントを解説

不採用通知は、ただ作成し送付すればよいわけではありません。不採用になった応募者と今後別のかたちで関わる可能性もあるため、作成・送付する際は応募者の気持ちに配慮する必要があります。

そこで今回は、不採用通知の概要や作成・送付方法についてご紹介します。あわせて、不採用通知を作成・送付する際のポイントも解説しているので、ぜひご参考にしてください。

自社と応募者の今後をつなぐ!不採用通知とは

不採用通知とは、書類選考や面接で不採用になった旨を応募者に知らせる通知のことです。
不採用という結果になったものの、応募者は自社に興味を持ち「ここで働きたい」という意思を見せてくれた貴重な存在です。今後また採用候補者となったり、取引先や顧客となったりすることも考えられます。そのため、不採用通知は「応募者と自社の今後をつなぐ架け橋」として作成・送付する必要があるといえます。

また、不採用になったことをきっかけに、応募者は企業にマイナスの感情を抱くこともあります。その上で事務的な対応をしてしまうと、企業に対するイメージがより一層悪くなるかもしれません。
不採用通知を送付し、丁寧な対応だと感じさせることができれば、ネガティブな印象を和らげられる可能性があります。この点から、企業のイメージを下げるリスクを低減するためには、不採用通知の送付が欠かせないといえるでしょう。

基本を押さえよう!不採用通知の作成・送付方法

では、不採用通知は具体的にどう作成・送付すればよいのでしょうか。以下で、書面で作成し郵送する場合の作成・送付方法を解説します。

不採用通知に記載する内容

不採用通知の内容に決まりはないため、それぞれの企業で自由に作成することができます。
ただし、基本的には「求人に応募してくれたこと、そして面接・面談に参加してくれたことへのお礼」「選考結果」「応募書類の処理方法」などを記載します。また、頭語と結語も必要になるため、「拝啓」「敬具」を省かないよう注意しなければなりません。

なお、企業に不採用の理由を応募者に伝える義務はないため、不採用通知に不採用の理由を明記する必要はありません。それでも、もし応募者に不採用の理由を聞かれた場合は、「お互いの見据える方向性に違いを感じた」などと伝えましょう。

不採用通知のテンプレート例

書類選考で不採用とした場合の不採用通知のテンプレート例は、以下のとおりです。

不採用通知を送付する方法・タイミング

不採用通知は、あまり他人には知られたくないデリケートな内容になっています。そのため、なるべくハガキではなく封書で郵送することが大切です。また、個人情報に配慮するためにも、封筒表面に「不採用通知在中」と記載するのは避けましょう。「親展」扱いにするのが賢明です。

送付状は、伝えるべき内容をすべて不採用通知に記載していれば必要ありません。社判も特段必要ないですが、不採用通知書の偽造など万が一のことを考えるなら押しておくのが望ましいでしょう。

不採用通知は、選考が終わり結果が出たら、なるべく早く送付するのがベストです。ただし、面接当日や翌日など、あまりにも早いタイミングで不採用通知を出すと応募者が不信感を抱く可能性があります。そのため、書類選考の場合は応募の締切日から、面接選考の場合は面接当日から1週間以内を目安に送付するのがおすすめです。

確認しておこう!不採用通知を作成・送付する際のポイント

不採用通知を作成・送付する際は、以下でご紹介するポイントを押さえることも大切です。

【作成のポイント】応募者への配慮を忘れないようにする

採用担当者の多くは、選考を通過した応募者への対応に注力する傾向があります。しかし本来は、選考を通過できなかった応募者への対応こそ、慎重かつ迅速に行うべきといえます。なぜなら、心理的なダメージを受けている可能性があるからです。
不採用となった応募者の心理的な負担を和らげ、かつ自社に対するイメージを下げないようにするためにも、言葉選び、そして不採用通知を送付するタイミングなどには十分配慮しましょう。

【作成のポイント】宛先に誤りがないか入念に確認する

選考を通過した応募者に誤って不採用通知を送ってしまった、というミスは決して珍しくありません。もしこのようなミスが起きてしまうと、採用した応募者の入社意欲が下がる可能性があります。また、不採用通知が届かない、すなわち合否の連絡が一向にないことで、応募者の企業に対するイメージが悪くなる恐れも考えられます。

こうした事態を避けるには、不採用通知の宛先に誤りがないか入念に確認することが大切です。履歴書の住所と照らし合わせて、誤字・脱字がないか一文字ずつチェックするようにしましょう。

【送付のポイント】すべての応募者に送付する

不採用通知は、不採用となった応募者全員に送付するのが理想です。そうすることで、不採用となった応募者によい印象を与えやすくなります。
しかし、応募者の数が多いとなかなか対応できないこともあるでしょう。そのときは、書類選考時に「通過者のみ○営業日以内に連絡します」と伝えても問題ありません。ただし、面談や面接まで進んだ応募者に対しては、不採用通知を送付するのが望ましいといえます。

やっぱり採用したい!その場合はどう連絡を取るべき?

不採用通知を送付したものの、何らかの理由で「やっぱり採用したい」と考え直すこともあるでしょう。そのときは、まず文書またはメールなどの文面で自社の考えを主張します。具体的には、お詫びした上で、自社への入社を検討してほしいと謙虚かつ丁寧に伝えます。

その後、あらためて電話をすると、より印象のよい連絡になるでしょう。

まとめ

不採用通知は、書類選考や面接で不採用になった旨を応募者に知らせると同時に、応募者と自社の今後をつなぐ役割を持つ重要な書類です。不採用となった応募者への対応も慎重かつ迅速に、そして正確に行う必要があるため、企業の採用担当者は今回ご紹介した不採用通知の作成・送付方法とポイントを押さえておきましょう。

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この記事の著者

sonarTimes 編集部
1000社以上にご導入された採用管理システム「sonar ATS」を展開。その知見をもとに、企業の採用・人事・経営にかかわるすべての人に最新の情報をお届けします。