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内定承諾書とは?送付する目的は?基本的な作成方法とともに正しく理解しよう

人材採用において内定者が出たら、内定承諾書を送付するのが一般的です。
では、なぜ内定承諾書を送付する必要があるのでしょうか。また、具体的にどう作成・送付すればよいのでしょうか。

今回は内定承諾書にフォーカスし、その特徴や内定通知書・内定誓約書との違い、法的効力の有無についてご紹介します。あわせて、内定承諾書を作成・送付する目的、具体的な作成方法も解説しているので、ぜひご参考にしてください。

内定承諾書とは?その特徴と法的効力の有無を知ろう

内定承諾書とは、内定者に「入社する意思があるかどうか」を確認するための書類のことです。企業によっては 「入社承諾書」や「内定誓約書」と呼ぶこともあります。

企業から内定承諾書を受け取った内定者は、入社を決断した場合のみ、書類にサインをします。つまり、サインをもらえた場合は「内定を承諾し入社を誓約した」ということになり、サインをもらえなかった場合は「内定を承諾しない」ということになるのです。
いずれにせよ、企業は内定承諾書を通して内定者の意向を明確に把握できます。そのため、仮にサインをもらえた場合は採用計画の進捗を確認・把握しやすくなるほか、新入社員を迎え入れるための準備を進めやすくなります。

内定通知書・内定誓約書とは何が違う?

内定承諾書と類似する言葉に「内定通知書」と「内定誓約書」があります。3つとも同じ意味・役割というわけではないので、正しく理解しておきましょう。

内定承諾書は上述のとおり、内定者に「入社する意思があるかどうか」を確認するための書類です。これに対し内定通知書は、内定者に「内定した」という旨を伝えるための書類を指します。
内定誓約書は、内定承諾書(入社承諾書)と同義です。どちらの言葉を使っても問題ありません。

なお、詳しくは後述しますが、内定承諾書には法的な効力がない一方で内定通知書にはあります。
厳密には内定通知書そのものに法的な効力はありませんが、求職者による「求人への応募」が労働契約の申し込みに、そして企業による「内定の通知」が労働契約の受諾にあたるため、内定通知書の発行は「労働契約成立の証」となります。

参照:(3)内定から入社まで|厚生労働省

内定承諾書に法的な効力はある?

「内定承諾書に法的な効力はあるのか」と疑問を抱いている方もいるかもしれません。結論からいうと、内定承諾書に強い法的な効力はありません。

企業が内定承諾書を発行すると、内定者と「始期付解約権留保付労働契約」が結ばれます。この契約には、双方(企業・内定者)が解約権を持っているという特徴があります。
そして、日本国憲法第22条 第1項では「職業選択の自由」が定められており、民法第627条に準じて2週間以上前に申し入れをすれば解約することができます。つまり、始期付解約権留保付労働契約を結んでいたとしても、始期(雇用開始日)の2週間前までに内定者が申し入れをすれば内定を辞退でき、 そこに法的な問題は発生しません 。

この点から、内定承諾書に強い法的な効力はなく、内定者を拘束することはできないといえます。

参照:内定後のこと|京都新卒応援ハローワーク
   憲法22条に規定する職業選択の自由について|厚生労働省
   明治二十九年法律第八十九号 民法|e-GOV 法令検索

内定辞退を抑制しよう!内定承諾書を作成・送付する目的

では、内定承諾書を作成・送付することには、どのような目的があるのでしょうか。

内定承諾書を作成・送付する目的には、まず「応募者に対する内定の証明」が挙げられます。
応募者は自社だけに目を向けているとは限らず、複数の企業を就職先の候補としている場合もあります。 内定をもらえたのかもらえていないのか不明瞭な状況が続くと、その企業は就職先の候補から外れてしまう可能性があ ります。そのため、 内定承諾書を通して「あなたに内定を出します」ということを証明する必要があります。そうすることで、自社への入社を念押しでき、ひいては人材の確保につなげやすくなります。

「応募者に入社の意思があるかどうかの確認」も、内定承諾書を作成・送付する目的のひとつです。
自社に興味を持ってくれているとしても、必ず入社するとは限りません。そのため、内定承諾書を通して内定を証明した上で、入社の意思があるかどうかを確認する必要があるのです。繰り返しになりますが、内定承諾書にサインをもらえた場合は「内定を承諾し入社を誓約した」と判断できます。

内定承諾書に強い法的な効力はありませんが、社内的には正式な書類として扱われることが多くなっています。また、サインをもらうことで内定者の入社意思が高まる効果が期待できます。そのため、正式な書類を通して内定を承諾してもらうことは、内定辞退の抑制につながるともいえるでしょう。

基本を押さえて送付しよう!内定承諾書の作成方法

最後に、内定承諾書の基本的な作成・送付方法を押さえましょう。

内定承諾書に記載する内容

内定承諾書には、主に以下の5つを記載するのが一般的です。ただし、あくまでも一例なので、記載する内容は必要に応じて変更しても問題ありません。

宛名最終的には企業に対する書類になるので、自社名と代表取締役社長(敬称は「殿」)の氏名を記載する
内定承諾書を受け取った・入社を承諾する旨「私は入社を承諾します」などの文言を記載し、かつ書類を受け取った日時・承諾する日時を記入するスペースを作る
内定承諾を誓約する事項「入社時に必要な書類は期日までに提出する」など、スムーズに入社・勤務ができるようにするための注意事項を記載する
やむを得ない内定取消に異議を申し立てない旨「卒業できない」「病気・怪我により勤務が困難」など内定者の都合によっては、企業側で内定取消ができる。その上で「企業が明示した事項による解約には抗議しない」という旨を記載する
内定者本人の署名・捺印内定者本人が署名・捺印するスペースを作る

なお、上記の5つにくわえて「内定承諾書の提出期限」を記載する場合は、1週間〜1か月程度にするのが目安です。

内定承諾書のテンプレート例

内定承諾書のテンプレート例は以下のとおりです。

内定承諾書の送付方法

内定承諾書だけを送付するのではなく、書類の送り方や対応についても配慮が必要です。     電話かメールで内定の旨を連絡し、後日改めて内定承諾書を添え状とともに送付するのがおすすめです。

内定承諾書を送付する際は、破損や情報漏洩のリスクが少ない、厚手で中身が外から見えない封筒に入れるようにしましょう。また、雨が降り濡れる可能性もゼロではないので、書類はクリアファイルにまとめて入れておくのが賢明です。このほか、宛先の記入と切手の貼りつけまで済んだ「返信用封筒」を同封しておくとより親切でしょう。

なお、内定承諾書は必ずしも郵送しなければならないわけではなく、メールで送付しても問題ありません。状況に応じて適切な送付方法を選択しましょう。

まとめ

内定承諾書は、内定者に自社への入社を念押ししたり、内定辞退を抑制したりする上で効果的な書類です。また、内定者に対して企業の誠意を見せるという意味でも、重要な役割を果たします。そのため、新卒・中途を問わず人材採用を行っているのであれば、内定者が出た時点で内定承諾書を作成し送付することをおすすめします。その際は、今回ご紹介した作成・送付方法とそのポイントをぜひご参考にしてください。

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この記事の著者

sonarTimes 編集部
1000社以上にご導入された採用管理システム「sonar ATS」を展開。その知見をもとに、企業の採用・人事・経営にかかわるすべての人に最新の情報をお届けします。