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スカウトメールの作成方法を伝授!開封率と返信率を高めるコツ・時間帯とは

今の時代、採用活動を効率よく進めるにはスカウトメールの活用が必須です。しかし、作成のコツがわからないことには、なかなか一歩を踏み出せません。

そこで今回は、スカウトメールに焦点を当て、注目されている背景や基本的な作成方法についてご紹介します。あわせて、効果的なスカウトメールにするコツやベストな送信時間も解説しているので、ぜひご覧ください。

攻めの採用手法のひとつ!スカウトメールとは

スカウトメールとは、企業が求職者に対して送るメールのことです。このほか、直接的なメッセージを通して自社への応募を促進する採用手法を指すこともあります。
求人広告を掲載して応募を“待つ”従来の手法とは異なり、企業側から積極的にアプローチできるため、企業が「自社にマッチしている」と判断した人材を確保しやすいのが特徴です。

スカウトメールが注目されている背景


スカウトメールが注目されている背景には、2つの理由が大きく関係しています。

ひとつは、「就職・転職を希望する求職者」よりも「人材を採用したい企業」が多い売り手市場であること。もうひとつは、新型コロナウイルス感染症を機に即戦力を必要とする企業が増えたことです。
この状況下で従来の採用手法(例:求人広告を掲載して応募を待つ)だけに取り組んでいては、スムーズに人材を確保することはできません。とくに知名度が低い中小企業は、人材獲得競争で勝利するのは困難といえるでしょう。そのため、この状況を打開すべく、企業側から積極的にアプローチできるスカウトメールが注目を集めているのです。

スカウトメールを活用すれば、自社にマッチした人材で母集団を形成しやすくなるため、効率よく求める人材を確保できます。また、採用のミスマッチが起こるリスクも低減することも可能です。

流れとポイントを押さえよう!スカウトメールの作成方法

では、スカウトメールはどのように作成すればよいのでしょうか。以下で、基本的な作成方法を解説するので、ぜひご参考にしてください。

1.「誰に」送るのかを考える

まずは、ターゲットを設定して、誰に向けたスカウトメールを作成するのか明確にしましょう。ターゲットの性別や年齢、知識・能力、経験、転職動機など、具体的にイメージすることが大切です。

ただし、求めている職種(業務)の経験者に限ってターゲットを設定するのは早計といえます。なぜなら、スカウトメールが効果を発揮するのは必ずしも経験者とは限らず、未経験者の中から自社にマッチする人材を見つけられるケースもあるからです。場合によっては、未経験者をターゲットに含めたことにより、潜在的な適性がある人材を採用できることもあります。

たとえば、「顧客折衝ができるエンジニアがほしい」という場合は、「エンジニアスキルがあり、顧客折衝の経験がある人」だけではなく「接客・サービス業の経験があり、手に職をつけたい人」もターゲットに設定するのがおすすめです。そうすれば、エンジニアの経験はないものの顧客対応力が高く、かつエンジニアを希望の職種に含んでいる人を見つけやすくなります。ひいては、その中から自社が求めている人材を確保できる可能性があるのです。

そのため、スカウトメールを作成する際は、あらゆる視点から「誰に」を考えることが大切です。

2.「何を」伝えたいのかを考える

ターゲットが明確になったら、次は「その人物に何を伝えれば興味を惹けるか」を考えましょう。

スカウトメールの内容には、たとえば「自社の概要・特徴の提示(=企業紹介)」があります。これはターゲットに自社を知ってもらう上で欠かせない内容のため、多くの場合、長文になる傾向があります。しかし、長文だと最後まで読んでもらえない可能性があり、本当に伝えたいことが届かなくなってしまいます。そのため、もしスカウトメールに企業紹介を入れるなら、ターゲットが魅力を感じるであろうポイントに絞って綴ることが大切です。

たとえば、年収アップを考えている求職者がターゲットなら、給与に関する情報を入れるとよいでしょう。このほか、ワークライフバランスに重きを置いている求職者なら、休日に関する情報を入れるのがおすすめです。ターゲットに寄り添って「何を」を考えることで、効果的なスカウトメールに仕上がりやすくなります。

3.「どのように」伝えるのかを考える

最後に、設定したターゲットに考案した内容を「どのように伝えるか」を考えましょう。

上述のとおり、長文でまとまりのない内容だと読んでもらえない上に響かない可能性があります。また、求職者には自社以外にもさまざまな企業からスカウトメールが届いているかもしれません。そのため、競合他社のメールに埋もれることなく、またターゲットに最後まで読んでもらえるよう、興味を惹く件名にしたりストレスなく読める本文にしたりと、工夫を施すことが大切です。

たとえば、件名は「ターゲットが感じている不安を解消できる内容」にするのがおすすめです。
仮にエンジニアを募集しており、未経験者もターゲットに含んでいるとします。その場合、未経験者宛のメールの件名は「○人を経験ゼロからエンジニアに育成!」などとし、経験者宛とは送り分けるのが有効です。件名を通して「未経験者は応募できないのでは?」という不安を解消できるため、ターゲットからの応募を促しやすくなります。

本文に関しては、ターゲットのプロフィールから得た情報を入れて、「“あなただから”送っている」という特別感を演出するのがおすすめです。ターゲットに手紙を書くようなイメージで本文を綴ることで、心を掴みやすくなるでしょう。

あわせて押さえよう!効果的なスカウトメールにするコツ

上述したポイントとあわせて、スカウトメールを作成する際のコツも押さえておきましょう。

フォーマットを使い回さないようにする

一目で一斉送信と判断できるようなスカウトメールだと、求職者のメールへの関心度が下がりやすくなります。これでは最後まで読んでもらえないどころか、返信を得られない可能性もあります。
そのため、もしフォーマットを用意していたとしても、それをそのまま使い回すのは避けましょう。ターゲットに合わせてフォーマットを適宜アレンジすることで、返信率を高めやすくなります。

特別な案内を提示する

ターゲット次第では、スカウトメールで特別な案内を提示するのが効果的です。具体的には、たとえば「一次選考は免除とさせていただきます」といった案内が挙げられます。求職者にとってのメリットが明確になるため、返信をもらえる可能性がグッと高まるでしょう。

どのような返信が欲しいかを明確にする

「返信をお待ちしております」というメッセージだけだと、求職者はどう返信すべきか迷ってしまうものです。とくにターゲットが学生の場合は、企業相手のメールに慣れていない可能性が高く、より迷ってしまうかもしれません。しまいには、返信せずに終わるケースも考えられます。
そのため、具体的にどのような返信が欲しいのか、本文で提示するようにしましょう。たとえば、「○日までに以下のフォームから必要事項をご記入ください」とメッセージを添えるのがおすすめです。求職者の行動を喚起する工夫を施すことで、効果が見込めるスカウトメールに仕上がります。

高い開封率が見込める?スカウトメールを送るベストな時間帯


スカウトメールによる効果は、メールを送る時間帯によって変わります。

たとえば、送信時間が深夜や早朝だと「マナー知らずの企業」「ブラックな企業」という印象を与えてしまう可能性があります。これでは、スカウトメールを開封してもらうことすらできないかもしれません。そのため、スカウトメールを活用するなら送信する時間にも配慮することが大切です。

一般的には、朝の8:00〜9:00ごろに送るのがおすすめです。ちょうど通学・通勤の時間なので、スマートフォンを見ている可能性が高く開封されやすいでしょう。このほか、同様の理由でランチタイムの11:00〜15:00ごろ、帰宅時間の17:00〜18:00ごろもベストといわれています。

メールを開封してもらえれば、内容次第では返信率も高まる可能性があるため、スカウトメールの効果を高めるなら「送信時間」にも気を配るようにしましょう。

まとめ

売り手市場の今、人材を効率よく採用したいなら、スカウトメールを活用するのがおすすめです。求職者に対して企業から積極的にアプローチできるため、自社に合った人材を確保しやすくなります。

ただし、単に自社の概要や特徴、採用情報を記載しただけのメールでは意味がありません。「誰に」「何を」「どのように伝えるか」をよく考え、開封・返信したくなるような工夫を施す必要があります。そのため、スカウトメールを作成する際は、今回ご紹介した内容をぜひご参考にしてください。

また、スカウトメールを使った攻めの採用では、採用担当者の業務工数も増えがちです。Thinkings株式会社では、可視化・自動化・効率化することによって採用に関する業務負荷を減らすことができる採用管理システム「sonar ATS」を提供しています。
スカウトメールを活用できる採用手法にご興味がある場合は、「sonar ATS」と連携して効率的・効果的に成果をあげる方法もご案内できますので、ぜひお問い合わせください。

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この記事の著者

sonarTimes 編集部
1000社以上にご導入された採用管理システム「sonar ATS」を展開。その知見をもとに、企業の採用・人事・経営にかかわるすべての人に最新の情報をお届けします。