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採用代行(RPO)について知ろう!主な業務範囲・費用をわかりやすくご紹介

人材不足の影響により、採用活動を円滑に進められず悩んでいるのなら、ぜひ採用代行に目を向けてみてください。

今回は、採用代行の概要とともに、主な業務範囲や費用の目安について解説します。あわせて、採用代行会社を選ぶ際のチェックポイントもご紹介しているので、ぜひご参考にしてください。

プロの力を借りられる!採用代行とは

採用代行(RPO:Recruitment Process Outsourcing)とは、採用活動に関連する業務の一部またはすべてを外部の企業が代わりに行うサービスのことです。採用代行を利用すれば、自社がリソース不足でも十分に採用活動を行えるようになるほか、採用のプロに業務を一任できるため最先端のノウハウを社内に蓄積することもできます。

採用代行が注目されるようになった背景

昨今は「就職・転職を希望する人材」よりも「人材を採用したい企業」が多い売り手市場です。また、少子高齢化の進行によって、現在多くの企業で労働力となる年齢層が足りていません。そのため、それぞれの企業が優秀な人材を獲得しようと試行錯誤して採用活動を行っています。その結果、これまでの手法では人材をスムーズに確保するのが困難となり、求職者や時代に寄り添った採用活動が求められるようになったのです。

しかし、これまでの手法に加えて新しい手法も実施するとなると、採用活動にかかる手間や工数が大幅に増えてしまいます。ひいては、採用担当者の業務量もどんどん増え、場合によっては重要な業務に着手できなくなる可能性もあります。

そこで、注目されるようになったのが採用代行です。採用代行を利用すれば、たとえば「事務作業は委託し、その分空いた時間を応募者の見極めやフォローに使う」などと担当を分けることができます。これにより、リソースを圧迫することなく効率的に採用活動を行うことができるのです。この点から、採用代行の需要は上昇傾向にあるといえます。

どこまで委託できるの?採用代行の主な業務範囲

では、実際に採用代行を利用した場合、具体的にどのような業務を委託できるのでしょうか。

1.採用活動の計画を立案する

まず挙げられるのは、採用活動の計画立案です。「いつまでに・どういう人材が・何人必要か」といった企業の希望を考慮した上で計画を立ててくれます。採用代行会社によっては、計画を立てる上で採用市場や競合他社の調査・分析まで行うこともあります。
採用活動の計画は経営に関わるため、採用コンサルティングが得意な会社へ依頼するのが堅実です。

2.求人広告を作成・掲載する

求人広告の作成のほか、その広告を掲載する媒体の選定、広告の出稿も、採用代行会社に委託できる場合があります。“設定したターゲットを確保しやすい求人広告”になるよう作成してくれるため、母集団を形成しやすくなるでしょう。

3.スカウトメール・DMを配信する


スカウトメール・DMの配信を代行してもらうことも可能です。採用代行会社によってはRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)を活用していることもあり、この場合はメール・DMを自動配信することができます。このほか、採用代行会社が作成したメール・DMのフォーマットは、今後自社だけでダイレクトリクルーティングを行う際の資産になり得ます。

4.応募者を管理し選考する

採用代行を利用した場合、応募者を管理し選考する業務も一任できます。具体的には、応募者に提出してもらった書類・情報の管理のほか、書類選考や合否結果の通知業務などを委託できます。
管理業務は煩雑化しやすい一方で引き継ぎにさほど手間取らないため、アウトソーシングの対象になりやすいのが特徴です。とくに書類選考は応募者が多いほど工数がかかるため、選考基準が明確で自社の社員以外でも適切に評価できる場合は積極的に委託するとよいでしょう。

5.面接官として面接を実施する

面接の経験が乏しかったり面接官の工数を確保できなかったりする場合は、面接業務を委託しましょう。採用代行会社によっては、人事経験者やCDA(人のキャリア形成に関わる専門家)の資格保有者をアサインすることもでき、専門的なノウハウのもと面接を実施できます。

ただし、面接官を代行してもらった場合、企業理念や社内の雰囲気が応募者に伝わりづらくなる可能性があります。また、応募者が感じ取る面接官の印象が企業の意図と異なることも考えられます。こうしたリスクを避けるためには、連絡を密にとれる採用代行会社を選ぶことが大切です。

6.内定者をフォローする

内定した旨を応募者に連絡したり、内定者を管理したり、入社案内や入社書類を作成したりする業務も、採用代行会社に委託できます。また採用代行会社によっては、内定者懇談会の開催をはじめとする内定者のフォローを一任できることもあります。内定者をフォローすることは内定辞退の防止につながるため、もし辞退が多く悩んでいるのであればプロの力を借りてみるとよいかもしれません。

出費はどのくらい?採用代行の費用について

採用代行に委託できる業務とあわせて、料金体系と費用の目安も押さえておきましょう。

採用代行の料金体系

採用代行の料金体系は、主に以下の3つです。

定額制決められた期間の間、業務内容に応じた固定の費用を支払う
成果報酬制採用決定時や面接実施時に費用を支払う
従量単価請求制委託する業務の内容・量に応じて費用を支払う

業務別の費用の目安

採用代行に委託できる業務別の費用は以下のとおりです。ただし、採用代行会社によって業務別の費用は異なるため、表示の金額はあくまでも目安として捉えましょう。

求人広告の管理5~70万円/月(広告の掲載数や管理内容などによって変動する可能性がある)
メール・DMの配信3万円~/月(配信数などによって変動する可能性がある)
面接官の代行30万円~(代行内容やアサインする面接官の習熟度などによって変動する可能性がある)
応募者への合否連絡2万円~/月(連絡する人数などによって変動する可能性がある)

事前に確認しよう!採用代行会社を選ぶ際のチェックポイント

では、採用代行会社を選ぶ際はどのようなポイントに留意すればよいのでしょうか。

これまでの支援実績は十分か

まずは、これまでの支援実績を確認しましょう。支援実績が多かったりその内容が濃かったりする場合は、採用活動に関するノウハウが十分に蓄積されていると判断できます。
採用代行会社の多くは、過去の支援実績を自社ホームページなどで提示しています。もし支援実績をどこにも提示していないようなら、直接問い合わせて確認してみてください。

どの業務を委託できるのか


「求人広告の作成・掲載を委託したい」と考えていても、採用代行会社によってはその業務の委託を引き受けていないこともあります。そのため、採用代行会社を選ぶ際は前もってどの業務を委託できるのかを確認することが大切です。対応している業務の範囲はホームページに掲載されていることが多いですが、念のため直接問い合わせて確認するようにしましょう。

自社のやり方・ルールと合うか

採用活動に関わる業務のやり方・ルールは、企業によってさまざまです。そのため、自社のやり方・ルールに合う、または合わせてもらえる採用代行会社を選ぶようにしましょう。

たとえば、進捗報告や情報共有の方法がズレていると、円滑なコミュニケーションができなくなる可能性があります。反対に、その方法が合っていればスムーズにコミュニケーションを取ることができ、採用活動を効率化しやすくなるでしょう。そのため、自社のやり方・ルールと合うかどうかは確認しておきたいポイントといえます。

まとめ

「人手不足で採用活動に時間を割くことができない」「採用活動ではなく、ほかの業務に集中したい」という企業は、ぜひ採用代行の利用を検討してみてください。自社のリソースを圧迫することなく、求職者・時代に寄り添った採用活動を行えるため、効率よく求める人材を確保できます。

Thinkings株式会社の採用管理システム「sonar ATS」には、認定アウトソーサー制度があります。採用代行を行うアウトソーサーと採用管理システムを組み合わせて活用することで、「システム運用の手間がかからない」「代行企業と共通のデータベースで採用状況をリアルタイムで把握できる」「採用のデータやノウハウを自社のデータベース内に蓄積できる」といったメリットを得られます。
また、システムベンダーが認定したアウトソーサーなので、採用戦略に合わせた最新システムの使いこなし方も理解しており、そのノウハウを自社に蓄積することも可能です。

この機会に、ぜひsonar ATSの利用も検討してみてください。

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この記事の著者

sonarTimes 編集部
1000社以上にご導入された採用管理システム「sonar ATS」を展開。その知見をもとに、企業の採用・人事・経営にかかわるすべての人に最新の情報をお届けします。