採用ノウハウ 2021.04.02 2023.03.24

【テンプレあり】「内定通知書」の書き方や送付方法を紹介

内定通知書は、企業側が採用を決定した際に作成する書類です。発行義務はないため省くこともできますが、なるべく作成するのが望ましいといわれています。

今回は、そんな内定通知書の概要や労働条件通知書との違いについてご紹介します。また、内定通知書の記載事項や書き方、送付方法もまとめているほか、テンプレートもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

内定通知書とは

内定通知書（別名「オファーレター」）は、応募者に対して内定したことを知らせるための書類です。

「作成しなければならない」という義務はありませんが、口頭だけのやり取りだとのちにトラブルに発展しかねないため、内定通知書という書面に残しておくのが堅実です。

法律で定められた内定とは？

そもそも内定とは、採用もしくは昇進が決まることを指します。

内定式の際に学生が受け取る採用通知には、労働開始日や内定取消事由などが書かれています。学生がその内容を踏まえて入社を承諾する、という一連の手続きをもって「内定」となります。

内定は雇用関係が成立した状態を指すので、法的拘束力があります。雇用開始日の2週間前までなら解約（内定辞退）の申し入れをできますが、それ以降は簡単に解約（内定辞退）することができません。

仮に企業側が内定を取り消した場合、それは「解雇」に相当するため注意が必要です。

内々定との違い

内定と近しい言葉に「内々定」がありますが、これは内定の一歩手前の状態を示します。つまり、雇用関係は成立していないため、いわば「採用予定の段階」といえます。

上述したことからわかるように、内定と内々定の大きな違いは「雇用関係の成立の有無」です。内々定の場合は、雇用関係が結ばれていないため法的拘束力はなく、企業側が取り消しをしても解雇権の乱用にはなりません。

ただし、企業側からの内々定の取り消しは企業イメージにも関わりますので、慎重な判断が必要です。

内定通知書と労働条件通知書の違い

企業側が発行する書類には、内定通知書のほかにも「労働条件通知書」があります。

労働条件通知書とは、企業側が採用予定者と雇用契約を結ぶ際に交付する書類です。
主に、以下のような内容を記載します。

労働契約の期間
就業場所と従事する業務内容
始業時刻と終業時刻（勤務時間）
賃金の決定・計算・支払方法、賃金の締切日・支払時期、昇給について
退職についての事項（解雇の事由を含む）

上述した内容は一部であり、ほかにも記載すべき項目は複数あります。
そのため、発行する際はあらかじめ「どのような内容にすべきか」を確認するようにしましょう。

内定通知書と労働条件通知書の違いは、「記載内容」と「作成が必須かどうか」です。

内定通知書と労働条件通知書では記載内容がまったく異なるうえに、労働条件通知書に関しては必ず作成しなければなりません。そのため、これら2つの書類はまったくの別物といえます。

内定通知書の記載項目

では、内定通知書にはどのような項目を記載する必要があるのでしょうか。

一般的な記載項目には、以下の7つがあげられます。

応募のお礼
内定した旨
同封書類の内容
書類の提出期限
入社日
内定取消事由
問い合わせ先

以下で一つずつ解説します。

1.応募のお礼

内定通知書には、求人に応募してくれたこと、そして面接・選考会に参加してくれたことへのお礼を記載します。特別なルールはないため自由に記載できますが、一般的には「頭語」から始まって「相手の繁栄を喜ぶ言葉」「感謝の気持ち」と続くことが多くなっています。

2.内定した旨

お礼に続けて、内定した旨を伝える文章を記載します。こちらも記載する上で特別なルールはありませんが、一般的には以下のようなテンプレートに当てはめることが多くなっています。

「厳正な選考の結果、貴殿の採用内定を決定いたしましたので、ご連絡申し上げます。」

くわえて、「社員一同、〇〇様と共に働く日を心よりお待ち申し上げております」などのメッセージを添えると、好印象を持ってもらいやすくなるでしょう。

3.同封書類の内容

内定通知書にほかの書類を同封した場合、たとえば誓約書や身元保証書、労働通知書などを一緒に送付した場合は、同封した書類の数とそれぞれの内容について記載する必要があります。

また、本来あるはずの書類がなかったときの問い合わせ先も記載しておくと、より親切です。

4.書類の提出期限

同封した書類の中に「返送・提出が必要な書類」がある場合は、どれが該当するのかを必ず記載しましょう。あわせて、それぞれの返送・提出先と期限も記載することが大切です。

5.入社日

内定を通知する時点で入社日が決まっている場合は、入社日も記載します。未定の場合は、別途連絡する旨とその連絡の日時を記載しましょう。

6.内定取消事由

内定通知書を発行し送付した場合、企業と内定者との間で雇用契約が成立します。内定者との雇用関係が確立すると簡単に解約できないため、内定通知書には内定取消事由も記載することが大切です。

内定者都合の事由には、たとえば「書類に嘘がある」「内定者が病気を患う・ケガをした」「内定者が学校を卒業できない」「内定者が犯罪を犯した」などがあります。

一方で企業都合の事由には、たとえば「整理解雇の必要がある」「整理解雇を回避するため力を尽くした」などが挙げられます。

7.問い合わせ先

内定通知書に関する質問や問い合わせをしやすくするため、担当者名と連絡先を記載しましょう。「ご不明な点がありましたら、採用担当名（連絡先）までご連絡ください。」などと記載するのが一般的です。

内定者からの主な問い合わせ内容は、同封書類の不足・不備や内定辞退なので、すぐに受け答えできるよう準備しておくとよいでしょう。

なお、内定通知書には決まった書式はないため、必要に応じて項目を追加することもできます。

内定通知書の書き方と注意点

内定通知書の書き方は以下のとおりです。上から順に書き進めていきましょう。

内定者名	書類の左上に記載する。
日付	書類の右上に発送した日時を和暦で記載する。
差出人	日付の下に会社名（株式会社は省略せずに記載）と部署名を記載する。代表者氏名で送付する場合は、役職名と氏名（フルネーム）を記載する。
件名	書類の中央に大きめの字で「内定通知書」や「採用内定のお知らせ」などと記載する。
挨拶	件名の下に「拝啓」と「相手を気遣う挨拶（例：貴殿におかれましては益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。）」を記載する。
採用の連絡	挨拶の下に続けて「応募のお礼」「内定・採用が決定した旨」を記載して「敬具」で締める。
必要書類・スケジュール	「記」の後、必要書類や今後のスケジュールなどを記載する。
問い合わせ先	書類の右下に部署名や担当者名、メールアドレス、電話番号などを記載する。

新卒採用と中途採用で内容が多少異なる

新卒採用と中途採用で内定通知書の内容は多少異なるため、書く際は注意が必要です。

新卒採用における内定通知書には、上述した項目のほかに「入社手続き（入社説明会）の日時・場所」や「卒業証明書（成績証明書）・健康診断書を提出する旨」などを記載することがあります。

また、締めの挨拶には「残りわずかな学生生活を健康に楽しく過ごしてほしいこと」や「入社後の活躍に期待していること」などを入れる傾向があります。

一方で中途採用の場合は、内定者がまだ在職中のこともあります。そのため、内定通知書には上述した項目のほかに「休暇を取得して採用試験を受けてくれたことに対するお礼」や「入社誓約書を至急返送してほしいという旨」などを記載することがあります。

くわえて、締めの挨拶には「これまでに培った経験を存分に活かしてほしいこと」「入社後の活躍に期待していること」などを入れるのが一般的です。

内定通知書のテンプレート

内定通知書を書く際に「どのような内容を記載すべきか」と悩んだときは、以下のテンプレートを参考にしてみてください。

一般的なテンプレート

新卒採用向けのテンプレート

中途採用向けのテンプレート

内定通知書の送り方

内定通知書の送り方には、主に「メール」と「郵送」の2つの方法があります。

■ メールで送信

昨今は、採用活動のオンライン化が進んでいることもあり、内定通知書をメールで送付する企業も増えています。メールならすぐに送信できるので、いち早く採用予定者に内定の旨を伝えられます。

メールで内定通知書を送付する際は、採用予定者にあらかじめその旨を伝えておくようにしましょう。採用予定者がこまめにメールをチェックしているとは限らないため、前もって予告しておくと親切です。

また、採用予定者から企業への返送が必要になる書類を、メールとは別に郵送することもあります。そのため、必要書類を郵送することもあわせて伝えておくようにしましょう。

■ 郵送

郵送で内定通知書を送付する際は、そのほかの必要書類も同封することが可能です。そのため、採用予定者に漏れなく書類を確認してもらえる、というメリットがあります。

必要書類を同封する際は返信用封筒も入れておくのがマナーです。返信先を記載し切手を貼付してから同封しましょう。

なお、郵送の場合は採用予定者の手元に届くまでにどうしても時間がかかってしまいます。もし「早めに届けたい」という場合は、速達もしくは簡易書留を活用するようにしましょう。

解約権留保付労働契約について

内定の法的な性格として、応募者と企業の双方が合意した時点で「始期付解約権留保付労働契約」が成立すると考えられています。

解約権留保付労働契約とは、「内定者に対する解約の権利」を企業側が留保した状態で交わす契約のことです。雇用契約が成立したあとの不当な理由による解雇は、解雇権の乱用と判断され、最悪の場合は損害賠償を請求される恐れがあります。

しかし、解約権留保付労働契約を結んでいる場合は、特別な内定取消事由が生じた際において、解雇権の乱用となることなく解雇することが可能です。

解約権留保付労働契約を行使できるケースには、たとえば「雇用関係を結んだ新卒採用予定者が学校を卒業できなかったとき」があげられます。仮に「高校・大学の卒業」などを求人条件に掲げている場合、上述したケースだと当然のことながら採用することはできません。

こうしたときに、解約権留保付労働契約を行使すれば、何の問題もなく解雇することができるのです。

まとめ

内定通知書は、採用予定者に「内定」を知らせるとともに、「雇用契約を締結する」という意味を持つ書類です。企業と採用予定者にとって重要な書類になるため、ミスのないよう注意を払いながら作成するようにしましょう。その際は、今回ご紹介した内定通知書の記載項目や書き方、テンプレートをぜひ参考にしてみてください。