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業務を自動化する「RPA」とは?その特徴・効果から導入方法まで一挙にご紹介

「人手不足を解消する方法が知りたい」「少ない労働力でも安定的な生産性をキープしたい」という企業は、ぜひRPAに目を向けてみてください。

今回は、RPAの概要やAI・VBAとの違い、得意な業務・苦手な業務についてご紹介します。あわせて、RPAの導入方法も解説しているので、ぜひご参考にしてください。

人手不足を解消!RPAとは

RPAとは、パソコン上で行う業務をロボットで自動化すること、またはそのソフトウェアのことです。「Robotic Process Automation」の略称であり、そのまま「アールピーエー」と読みます。

RPAは、大きく分けると「記録」と「実行」の2つのステップで動作しています。
まず、ソフトウェアを用いて自動化させたい業務をパソコン上でRPAに記録させます。記録が完了したら、ロボットを動かすタイミングを指定します。なお、手動で行うのはここまでです。

その後はタイミングに応じて、記録された業務の手順に基づき、ロボットが自動で作業を実行します。単純な業務を自動化できるため、人手不足を解消できるほか、業務改善や働き方改革にも貢献できます。これにより、社員がモチベーション高く働ける環境を作りやすくなるため、従業員満足度の向上が期待できるでしょう。

RPAの自動化レベルについて

参照:Robotic Process Automation(RPA) AIやロボティクスの発達によるホワイトカラー業務自動化の時代へ|KPMG

自動化の範囲が異なる?RPAとAI・VBAの違い

これまでも、AIやVBA(Excelマクロ)などを用いて業務を自動化するケースはありました。では、これらとRPAはどう違うのでしょうか。

RPAとAIの違い

RPAとAIの相違点は、判断を自動化できるか否かです。
RPAが製作者によって定められたルールをもとに動くのに対し、AIは蓄積された膨大な量のデータをもとに自分で判断して動きます。つまり、RPAは「定められたルールで業務を正確に実行すること」を強みとしており、AIは「ある程度の精度で人間の判断を代替すること」を強みとしているのです。

なお、RPAとAIの違いをまとめると以下のようになります。

RPAとVBAの違い

RPAとVBAの相違点は、Officeソフトウェア以外を自動化できるか否かです。
RPAは、Officeソフトウェア(Microsoft 365)のほか、Webブラウザなどさまざまなシステムに対応しています。これに対しVBAは、ExcelやPowerPointをはじめとするOfficeソフトウェアのみの対応に限定されています。そのため、システムを横断した広範囲の業務を自動化したい場合は、RPAの活用が適しているといえるでしょう。

なお、RPAとVBAの違いをまとめると以下のようになります。

理解しておこう!RPAの得意な業務と苦手な業務

では、RPAを導入するとどのようなことができるのでしょうか。以下で、RPAの得意な業務と苦手な業務を解説します。

RPAの得意な業務

RPAは、時間がかかり手動で行うと面倒に感じるような、繰り返しの単純業務を得意としています
具体的には、たとえば「データの登録・転記(請求書や納品書の処理など)」が挙げられ、これを手動で行う場合、入力フォームを都度確認するといった面倒な手間が発生しやすくなります。その点、RPAで自動化すれば入力フォームを都度確認する必要がなくなるため面倒と感じづらくなり、手間なく業務を遂行することができます。

このほか、「Webサイトからの情報収集」もRPAが得意とする業務のひとつです。株価調査や競合製品の価格調査などが当てはまり、これを自動化すれば業務の効率がよくなるでしょう。

RPAの苦手な業務

RPAは、ルールが多かったり個別な判断が必要になったりする、非定型な業務を苦手としています。そのため、申込・受付業務や与信の判断などは、RPAで自動化しないほうがよいでしょう。
ただし昨今、RPAとAIを連携することで非定型な業務を自動化している事例が出始めています。この点から、RPAで非定型な業務を自動化することは必ずしも不可能、とは言い切れません。

このほか、RPAが苦手とする業務ではありませんが、費用対効果が見込めないという点から「少量の業務・短時間で済ませられる業務」を自動化するのは避けるのが望ましいといえます。

流れとポイントを押さえよう!RPAの導入方法

実際にRPAを導入する際は、以下の5つのステップを踏みましょう。

1.目的と目標を明確にする

まずは、「RPAを導入する目的」と「導入後の目標」を明確にします。
目的は「何のために導入するのか」という点であり、できるだけ詳細に詰めるのが望ましいでしょう。目標は「どの業務でどれくらい効果を得たいのか」という点であり、現状を分析・把握した上で具体的に設定することが大切です。

2.RPAで自動化する業務を決める

次に、自社で行っている業務のうち、RPAで自動化する業務をどれにするか決めます。
上述のとおり、RPAは「繰り返しの単純業務」を得意としているため、請求書や納品書の処理、データ入力、株価調査、顧客データのチェックなどを選択するのがおすすめです。このほか、実際に業務に取り組んでいる方の肌感覚で単純業務を洗い出し、それを選択するのも一案です。

もしPRAが苦手とする業務を選んでしまうと、かえって工数が増えたり効率が低下したりする恐れがあるため、RPAで自動化する業務は慎重に決めましょう。

3.導入するRPAツールを選ぶ

続いて、あらかじめ決めておいた目的・目標に基づいて、RPAツールを選びます。
RPAツールによって搭載している機能は異なるため、自動化したい業務に対応しているかの確認は必須です。また、多くのRPAツールはOfficeソフトやHTMLの構文解析に対応していますが、自社独自のパッケージシステムなどに対応しているかどうかはRPAツールによって異なります。そのため、この点も確認した上でRPAツールを選ぶことが大切です。

このほか、操作性もチェックしておきたいポイントのひとつです。社内への浸透を早めるには、専門知識がなくても設定できる、または扱いやすいRPAツールを選ぶとよいでしょう。

4.運用する上でのルールを決める

RPAツールを選んだら実際に導入し、運用する上でのルールを決めます。
RPAは容易に導入・運用できるツールなので、あらかじめルールを決めておかないと収拾がつかなくなる可能性があります。また、システム障害などが起こる恐れもあり、ルールがないと迅速に対応できません。そのため、事前に担当部署および担当者を決めると同時に、ルールを定めたり運用時のマニュアルを作成したりすることが大切です。

5.運用を開始し調整を繰り返す

最後に、実際にRPAの運用を開始します。このとき、まずは自動化する業務の中でも小規模で簡単な業務を選び、テスト運用をしましょう。「自動化した業務に不具合は起きていないか」「使い勝手に問題はないか」などを確認し、もし問題点や改善点があれば見直すことが大切です。
小規模の運用で確認・調整を重ねていけば、大規模な運用で何らかの問題が起きたとしてもスムーズに対応できると同時に、リスクを最小限に抑えやすくなります

小規模の運用が安定したら、本格的に運用を開始し、継続的に運用保守を行いましょう。

まとめ

RPAは、人手不足に悩む企業の強い味方です。パソコン上で行う業務をロボットで自動化できるため、少ない労働力でも安定的な生産性を維持しやすくなります。また、業務改善や働き方改革にも貢献できることから、社員がモチベーション高く働ける環境を作りやすくなるでしょう。
人手不足に心当たりのある企業は、ぜひ今回ご紹介した内容を参考にRPAを導入してみてください。

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sonarTimes 編集部
1000社以上にご導入された採用管理システム「sonar ATS」を展開。その知見をもとに、企業の採用・人事・経営にかかわるすべての人に最新の情報をお届けします。