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就業管理って何?勤怠管理とは何が違う?押さえておきたい基本情報をご紹介

法令を守った上で社員が健やかに働ける環境を整備するには、就業管理を実施する必要があります。

そこで今回は、就業管理の概要や必要性、実施する際に押さえておきたいことについてご紹介します。あわせて、就業管理の実施方法も解説しているので、ぜひご参考にしてください。

就業管理とは?その目的と勤怠管理との違いについて

就業管理とは、社員の働き方を総括的に管理することです。具体的には、出勤・退勤時間や欠勤状況、休暇の取得状況などを把握して、法令や就業規則に基づいて管理することを指します。

就業管理の目的

就業管理の目的は、法令や就業規則に沿って社員の労働衛生を守ることです。

企業には、社員が健やかに働ける環境を整える義務があります。また、社員一人ひとりの働き方にバラつきがでないよう配慮し、生産性を高めることも欠かせません。
2019年4月から、働き方改革関連法によって「改正後の労働基準法」が施行されました。具体的には、「時間外労働の上限規制」「年次有給休暇の確実な取得」などが義務化されたのです。中でも「時間外労働の上限規制」は就業管理に大きな影響を与えており、仮に規定以上の労働時間、社員を働かせた場合、企業には罰則が科せられます。

つまり、このようなルールを守りながら生産性を高めることこそが、就業管理の目的です。

参照:働き方改革関連法のあらまし(改正労働基準法編)|厚生労働省

就業管理と勤怠管理の違い

就業管理と類似する言葉に「勤怠管理」があります。同じ意味として使われることも少なくありませんが、厳密には下記のような意味の違いがあります。

就業管理社員の出勤・退勤時間や欠勤状況、休暇の取得状況など、法に則った適切な労働状況であるかどうか統一的・包括的に管理すること
勤怠管理社員の労働時間を適正に管理すること

就業管理では社員の働き方を総括的に管理するのに対し、勤怠管理では社員の労働時間を中心に管理しているといえます。つまり、管理する範囲がこれら2つの相違点といえます。

社員の心身に配慮した働き方を実現!就業管理の必要性

では、企業は必ず就業管理を実施しなければならないのでしょうか。 必要性はどの程度なのか、あらかじめ押さえておきましょう。

たとえば、勤怠管理を実施することで、社員の労働時間を管理している企業は少なくありません。しかし、もし勤怠管理の担当者に労働基準法の知識がなければ、気付かずに労働基準法に違反している可能性があります。たとえば、社員の労働時間が所定労働時間を超えていることに気付かず、放置してしまう恐れがあるのです。また、勤怠管理の場合は労働時間 に目が向きがちなため 、年次有給休暇を取得していない社員がいても、それに気付かない恐れもあります。
この場合、訴訟問題や労働災害につながりかねない上に、社員のモチベーションが低下し企業全体の成長が止まる可能性も考えられます。

こうしたトラブルを未然に防ぐためには、社員の労働状況が労働基準法の範囲内に収まっているかを逐一確認することが欠かせません。
そこで必要になるのが「就業管理」です。社員の出勤・退勤時間や欠勤状況、休暇の取得状況を、法令や就業規則に基づいて管理するため、法律違反知らずのクリーンな企業であり続けることができます。

この点から、就業管理はどの企業も実施する必要があると考えられるでしょう。

確認してこう!就業管理を実施する際に押さえておきたいこと

就業管理を実施する際は、あらかじめ「就業規則」「労働時間」「休日・休暇」の3つに関連する法律・ポイントを押さえておく必要があります。

就業規則について

就業規則とは、社員が働く上で守るべき規律やルールをはじめとする、会社が定めた規則の総称のことです。労働基準法では、「常時10人以上の社員(※)がいる企業では、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署に届け出なければならない」と義務付けられています。

就業規則の内容は、必ず社員に共有しなければなりません。なぜなら、就業規則は社員に周知されて初めて有効となるからです。また、思わぬトラブルや社員のマナー違反を防止できるほか、就業管理の目的である「法令や就業規則に沿って社員の労働衛生を守る」を果たしやすくなります。

そのため、就業管理を実施する際は、あらかじめ就業規則の作成・周知を徹底することが大切です。

※ 時として10人未満になることがあっても、常態として10人以上の社員がいる場合は対象となります。なお、ここでいう社員にはパートやアルバイトも含まれます。

参照:就業規則を作成しましょう|厚生労働省

労働時間について

就業管理として行う「労働時間の管理」では、その労働時間が労働基準法を遵守できているかを確認します。そのため、就業管理を実施する際は、労働基準法で定められている労働時間、そして時間外労働の上限について理解することが大切です。

労働基準法では、労働時間を「1日に8時間以内、1週間に40時間以内」と定めています。そのため、仮にこの労働時間を超えて社員が働いた場合、それは「時間外労働」と判断されます。
2019年4月、時間外労働の上限が「原則として⽉に45時間・年に360時間」と定められました。臨時的で特別の事情がない限り、企業はこの上限を超えて社員を働かせることはできません。そのため、社員の労働時間を正確に把握し、安全に働かせる必要があります。

参照:昭和二十二年法律第四十九号 労働基準法|e-GOV 法令検索
   労働時間・休日|厚生労働省
   時間外労働の上限規制 わかりやすい解説|厚生労働省

休日・休暇について

労働基準法では、社員に対して「毎週少なくとも1回の休日を与えなければならない」と定めており、これは「週休制」と呼ばれています。ただし、業務の量や内容、社員数などによっては、週休制を取るのが困難なこともあるでしょう。そのときは、例外として「4週間の間に4回以上の休日」を与えれば問題なく、これは「変形週休制」といいます。

これらの休日は、いわば仕事をする義務がないと決められている日です。そのため、企業が社員に対して休日出勤を命令した場合は、その社員に割増賃金を支払う必要があります。

就業管理を実施する上では、このような休日・休暇に関する情報も備えておく必要があるため、あらかじめ労働基準法で定められた休日・休暇のルールを理解することが大切です。

参照:昭和二十二年法律第四十九号 労働基準法|e-GOV 法令検索
   第4章 労働時間、休憩及び休日|厚生労働省

相性を考慮して選ぼう!就業管理の主な実施方法

最後に、就業管理の主な実施方法を3つご紹介します。

Excelを使用する

計算機能がついているExcelを使用すれば、楽に勤怠時間の計算・勤務状況の把握を行えます。インターネット上に無料のテンプレートが公開されていることもあるため、それをダウンロードして活用すれば、手間なくすぐに就業管理を実施できます。

ただし、Excelを使用する場合は関数(計算式)を正しく入力しなければなりません。少しでも間違えると正しく計算されず、正確なデータを得ることができなくなります。こうしたミスが大きなトラブルにつながりかねない点は、Excelを使う際には理解しておく必要があります。

タイムカードを使用する

タイムカードを使用すれば、社員本人に勤怠時間を記録してもらうことができます。就業管理の担当者が自ら社員に確認し記録する必要がないのは、大きなメリットといえるでしょう。
ただし、デメリットとして打刻時間の不正や打刻漏れなどが起こる可能性があります。そのため、正確性に重きを置くのであれば、タイムカードは不向きかもしれません。

就業管理システムを導入する

手間なく正確に就業管理を行うなら、就業管理システムを導入し利用するのがおすすめです。
就業管理に特化したシステムなので、社員の労働状況を見える化できる上に、それをリアルタイムで確認できます。中には、アラート機能(例:残業時間が「時間外労働の上限」を超えそうなときに知らせてくれる)を搭載した就業管理システムもあり、これなら働き方の課題を見出し、それを改善するための施策を立案する際に役立てることが可能です。さらに、給与システムと連携できる就業管理システム なら給与計算をより楽に行えるでしょう。

まとめ

法令や就業規則に沿って社員の労働衛生を守る上で、就業管理は欠かせません。しかし、中には「勤怠管理をやっているから就業管理は不要」とお考えの方もいるでしょう。
今回ご紹介したように、就業管理と勤怠管理では「管理する範囲」が大きく異なり、勤怠管理だけだと気付かずに労働基準法違反を犯してしまう可能性があります。よって、社員のためにも企業のためにも、「就業規則」「労働時間」「休日・休暇」について改めて理解を深め、就業管理を実施することが大切です。

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この記事の著者

sonarTimes 編集部
1000社以上にご導入された採用管理システム「sonar ATS」を展開。その知見をもとに、企業の採用・人事・経営にかかわるすべての人に最新の情報をお届けします。