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人事評価制度で社員を評価!主な目的とメリット・デメリット、導入方法を解説

社員一人ひとりを正しく評価し、社員のモチベーションを高めたり企業の成長を促したりするには、適切な人事評価制度を導入する必要があります。

そこで今回は、人事評価制度の目的やメリット・デメリット、導入方法をご紹介します。あわせて、人事評価制度の導入・運用を成功させるポイントも解説しているので、ぜひご参考にしてください。

人事評価制度とは?目的と要素を理解しよう

そもそも人事評価とは、企業目標に対する社員のパフォーマンス・生産性を査定し評価することです。社員の行動や成果、将来の可能性、得手・不得手を把握する役割もあります。
人事評価制度とは、こうした人事評価における仕組みを取り決めた社内制度のことです。いわば、企業における「社員の成績表(通信簿)」のようなものを指します。

人事評価制度の目的

人事評価制度の目的には、まず企業の理念やビジョンを明示し浸透させることがあります。
企業が成長するには、「社員が目指す方向性・目標」と「企業の理念やビジョン」を統一させなければなりません。企業によって人事評価制度の評価項目・基準は異なりますが、そこには自社の理念やビジョンが反映されることがほとんどです。そのため、人事評価制度を導入すれば企業の理念やビジョンと社員の成長・活躍の方向性を一致させやすくなり、その結果業績向上など企業の成長を促しやすくなるのです。

また、社員にとって最適な配置・処遇を決めるという目的も挙げられます。
人事評価制度を設けていない場合、管理者の主観によって社員の配置・処遇が決まることも。一部の社員だけ贔屓(ひいき)されるような状況だと、ほかの社員が不平不満を抱く恐れがあります。その点、人事評価制度により社員の評価項目・基準が明確になれば、能力や適性に応じて公平に配置・処遇を決めることができるため、社員に納得してもらえる判断を下せます。

このほか、人事評価制度には社員を育成するという目的もあります。
評価項目・基準は、いわば「企業が社員に求めること」です。これを明確にし、かつ成果が昇給・昇進につながる旨を明示すれば、社員は納得感を持った上で業務の改善や目標達成に取り組むでしょう。この点から人事評価制度には、社員を育成し成長を促す重要な目的があるとわかります。

人事評価制度の要素

人事評価制度は、主に以下の3つで構成されています。

行動指針「社員は目標達成に向けてどのように行動すべきか」という基準を示したもの
等級行動指針の結果に応じた、社員の等級(役職)や等級別の役割を示したもの
報酬行動指針と等級を総合し、それに基づいた結果や役割、給与を定めたもの

人事評価制度を導入するメリット・デメリット

人事評価制度を導入するなら、あらかじめメリット・デメリットを押さえておくことが大切です。

【メリット】社員のモチベーションが向上する

公平で納得感のある人事評価は、社員のモチベーション向上につながります。目標を達成したり上司から褒められたりすることで、仕事に対する動機付けが起こりやすくなるのです。
また人事評価制度を導入すれば、社員の処遇に対して納得感のある説明ができるようになります。これは社員の不満を抑えるきっかけとなるので、モチベーションを高くキープしやすくなるでしょう。

このほか、人事評価制度は上述のとおり、社員の育成にもつながります。そのため、社員が成長し昇給・昇進すれば、それは仕事に対する動機付けとなり、結果的にモチベーションの向上を促します。

【メリット】社員の能力を収集しやすくなる

人事評価制度を導入した場合、定期的に人事評価を行うため、社員の能力を収集しやすくなります。収集した情報は常に最新のため、次の人事評価に活かすことも可能です。さらに、人事評価システムを活用すれば、社員の能力を一元管理することもできます。

【デメリット】評価範囲外の業務が進まなくなる可能性がある

人事評価制度は社員のモチベーションを高める一方で、行動を狭めてしまう可能性があります。具体的には、評価範囲外の業務に着手しない社員が増えるリスクがあるのです。この場合、もし評価範囲外だが必要性が高い業務が発生すると、トラブルにつながる可能性が考えられます。
この事態を防ぐには、定期的に人事評価制度を見直すことが大切です。

一般的なプロセスを押さえよう!人事評価制度の導入方法

では、人事評価制度はどのように導入すればよいのでしょうか。以下で具体的な方法を解説します。

1.人事評価制度導入の目的を明確にする

まずは、人事評価制度導入の目的として「制度の実施により企業が求める理想の状態」を明確にしましょう。基本的には経営層の意向に合わせて決めますが、社員にヒアリングするのも有効です。社員が求めるものを踏まえて目的を設定すると、導入時に評価制度が機能しやすくなります。

2.評価基準・項目を設定する

次に、人事評価制度の導入目的が達成されるような基準を設定します。その後、評価基準を参照しながら評価項目を設定しましょう。現状の課題を踏まえた上で評価項目を設定すれば、課題解決につながりやすくなります。

3.評価用のフォーマットを作成する

人事評価制度を通して効率的に評価を行うため、フォーマットを用意しておくのがおすすめです。評価基準・項目を正しく表記すると同時に、記入例も添えておくと利便性が高くなります。
このほか、評価を効率化するなら人事評価システムを活用するのも一案です。情報の集約や社員一人ひとりの能力管理を楽に行えるため、人事評価にかかる工数の削減につながります。

4.社員に人事評価制度導入の旨を周知する

フォーマットの作成まで済ませたら、人事評価制度を導入する旨を社員に周知しましょう。このとき、社員から人事評価制度導入への理解も得ることができれば、よりスマートに運用できます。
社員への周知とあわせて、評価者に対してはあらかじめ研修を行いましょう。統一性のない評価になることを防ぐためにも、研修は人事担当者が直接行うのが望ましいといえます。

5.シミュレーションしたのち運用を開始する

さまざまな準備を終え、社員への周知も済ませたら、一度シミュレーションをしましょう。その結果、人事評価制度に何らかの不備があったり不要な要素が見つかったりしたら、積極的に改善・排除します。その後、再びシミュレーションを行い、問題なく人事評価を行えるようになったら、いよいよ本格的に運用をスタートさせます。

もし運用開始後に問題や課題が生じたら、その都度見直しをすることが大切です。また、より自社に合った制度に磨き上げるため、PDCAのサイクルを回すことも忘れないようにしましょう。

留意点もある!人事評価制度を成功させるポイント

最後に、人事評価制度を成功させるポイントをご紹介します。

公平な評価ができる人材を評価者にする

人事評価制度の評価者は、企業の定めた評価基準・項目を正しく理解しておく必要があります。また、社員を客観的かつ公平に評価できる適性・能力を持ち合わせていなければなりません。
仮に、上述した知識や能力がない人材が評価者になると、社員を平等に評価することができなくなります。この場合、社員から不平不満の声があがる可能性もあるため、公平な評価ができる人材を評価者にすることが大切です。

フィードバックを欠かさず行う

人事評価制度は「評価したら終わり」ではありません。評価を終えたら、その内容を社員に対してフィードバックをする必要があります。これにより、社員は評価結果を受け入れやすくなり、また次の期の行動目標を立てやすくなります。人事評価制度をより有意義なものにするためにも、フィードバックは欠かさず行うようにしましょう。

まとめ

人事評価制度は、社員の評価基準やそれに伴う報酬が明確に定まっていない企業こそ導入すべき制度です。企業の理念やビジョンを社員に浸透させやすくなるほか、社員を育成し成長を促すことで一人ひとりのモチベーションを高めることもできます。
人事評価制度の導入は決して難しくないので、今回ご紹介した導入方法・ポイントを参考にしながら、ぜひ実施してみてください。

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この記事の著者

sonarTimes 編集部
1000社以上にご導入された採用管理システム「sonar ATS」を展開。その知見をもとに、企業の採用・人事・経営にかかわるすべての人に最新の情報をお届けします。